Բովանդակություն

• Քայլեր
• Մեթոդ 1 -ը ՝ 2 -ից. Տեսակավորել այբբենական կարգով
• 2 -րդ մեթոդ 2 -ից. Փաստաթղթերի ինդեքսավորում
• Խորհուրդներ
• Գուշացումներ

Ձեր տպագիր փաստաթղթերի կազմակերպումը `ինչպես աշխատանքային, այնպես էլ անձնական նպատակների համար, կարող է կատարվել առանց մեծ դժվարությունների` դրանք դասավորելով այբբենական կարգով: Փաստաթղթերի այս կազմակերպումը թույլ կտա ձեզ և ցանկացած այլ անձի արագ գտնել անհրաժեշտ տեղեկատվությունը, ինչպես նաև կապահովի փաստաթղթերի պաշտպանությունը: Այնուամենայնիվ, ամեն ինչ այնքան էլ պարզ չէ, և փաստաթղթերը այբբենական կարգով դասավորելու մի քանի նրբություններ կան, որոնց մասին մենք հիմա ձեզ կպատմենք:

Քայլեր

Մեթոդ 1 -ը ՝ 2 -ից. Տեսակավորել այբբենական կարգով

1. 1 Կազմակերպեք փաստաթղթերը այբբենական կարգով `դրանց վերնագրի հիման վրա: Դրա համար օգտագործեք այսպես կոչված այբբենական ինդեքսը:
2. 2 Փաստաթղթերը տեղադրեք այս կամ այն ​​տառերի թղթապանակում, որի տառից են սկսվում: Նույն տառով սկսվող փաստաթղթերի տեսակավորումը պետք է հիմնված լինի անվան երկրորդ տառի վրա: Եթե ​​երկրորդ տառը նույնն է, ապա երրորդը: Կամ չորրորդը: Կամ հինգերորդ: Այս ալգորիթմից շեղումներ չկան և չեն կարող լինել, բայց դա ձեզ կպարգևատրի հարյուրապատիկ. Այս տեսակավորումը կջնջի փաստաթղթերի բոլոր սպիտակ կետերը:
3. 3 Նկարագրեք, թե ինչպես եք դասակարգել փաստաթղթերը: Դուք ցանկանում եք, որ բոլոր նրանք, ում հասանելի են ձեր պատվիրած փաստաթղթերը, իմանան, թե ինչպես են դրանք դասավորված:
4. 4 Տեղադրեք փաստաթղթերը գզրոցում կամ այնտեղ, որտեղ դրանք պետք է կարգի պահվեն: Փաստաթղթերին նոր բան ավելացնելիս մի մոռացեք այբուբենի մասին:

2 -րդ մեթոդ 2 -ից. Փաստաթղթերի ինդեքսավորում

1. 1 Օգտագործեք այբուբենի տառերով պիտակներ: Փաստաթղթերի ինդեքսավորումը (այլ կերպ ՝ ստորագրում) փաստաթղթերի կազմակերպման հիմունքներն են: Այս փուլում է, որ փաստաթղթերը կփոխանցվեն ձեր կատալոգի համապատասխան բաժիններին: Փաստորեն, բաժինների անունները օգտագործվում են դրանց բովանդակությունը նկարագրելու համար, այնուհետև բաժնի անունը դառնում է նաև փաստաթղթի անուն: Կազմակերպեք հատվածները այբբենական կարգով ՝ օգտագործելով ստորև բերված խորհուրդները:
2. 2 Namesիշտ անունները կարող են ինդեքսավորվել հետևյալ հաջորդականությամբ. ազգանունը, ապա անունը, ապա հայրանունը կամ միջին անունը: Կետադրական նշանները կարելի է անտեսել:
   • Եթե ​​նախածանցներ են օգտագործվում, նախածանցը միացրու անվան նախորդ մասով և դրիր առաջինը: Կետադրման կարիք չկա:
   • Գծավոր գծերը կարելի է անտեսել, իսկ գծիկից առաջ և հետո անվան մասերը պետք է առաջին տեղում դնել:
   • Հապավումները և մեկ տառից բաղկացած բառերը ինդեքսավորվում են այնպես, ինչպես որ կան: Սկզբնատառերը բաժանված են առանձին մասերի:
   • Դիրքերը և անվանական վերջածանցները թվարկված են վերջին ՝ սկզբում նշված դիրքի, ապա վերջածանցի:
3. 3 Կազմակերպություններին վերաբերող փաստաթղթերը կարող են դասակարգվել ըստ այդ ձեռնարկությունների անունների: Այս դեպքում կազմակերպության անվան յուրաքանչյուր բառ համարվում է առանձին տարր: Հաշվապահական հաշվառումը նույն կարգով է, որով բառերը ներկայացված են վերնագրում:
   • Հապավումները և մեկ տառից բաղկացած բառերը ինդեքսավորվում են այնպես, ինչպես կան: Այս դեպքում տառերը պետք է բաժանվեն բացատներով և դիտվեն որպես միմյանցից առանձին տարրեր:
   • Այս դեպքում կետադրական նշանները բաց են թողնվում, կետադրական նշաններից առաջ և հետո բառերը նշվում են առաջին տարրի մեջ:
   • Թվերն ու թվերը գրվում են տառերի ձևաչափով և ինդեքսավորվում են այնպես, ինչպես եթե դրանք ի սկզբանե բառեր լինեին: Կետադրական նշանները կրկին բաց են թողնված: Փաստաթղթերը, որոնց անունը սկսվում է հռոմեական թվանշաններով, գտնվում են ավելի վաղ, քան նմանատիպերը, որոնց անունը սկսվում է արաբական համարներով, մինչդեռ թվերը նշվում են ամենափոքրից մինչև ամենամեծը: Միայն դրանից հետո կարող եք փաստաթղթեր տեղադրել բառերով:
   • Բոլոր նիշերը գրված են բառերով, բոլոր թվերը, որոնք անմիջականորեն կապված են բնույթի հետ, պետք է նշվեն առաջին տարրի մեջ:
4. 4 Կառավարական կազմակերպությունների անուններն առաջին հերթին ինդեքսավորվում են տվյալ կազմակերպության իրավասության երկրի և տարածաշրջանի հետ: Կազմակերպության անունը նշվում է հաջորդ տարրում, իսկ «ղեկավարություն», «բյուրո», «ներկայացուցիչ» և նմանատիպ բառերը նշված են հենց վերջում:
5. 5 Այն դեպքում, երբ անունները նույնն են, օգտագործեք հասցեն փաստաթղթերի կատալոգավորման համար: Օգտագործեք հետևյալ կարգը ՝ անուն> շրջան> քաղաք> փողոցի անուն> տան համար:

Խորհուրդներ

• Միշտ ձեր փաստաթղթերը հետ դրեք այնտեղ, որտեղից դրանք վերցրել եք:
• Ինդեքսավորման ժամանակ առաջին հերթին կարևոր է հետևել ստանդարտ կանոններին, և միայն դրանից հետո `կորպորատիվներին:
• Մշակել համակարգ, որը ցույց կտա, թե երբ և ում կողմից է ստացվել փաստաթուղթը:

Գուշացումներ

• Որքան ավելի շատ մարդիկ մուտք ունենան փաստաթղթերի կատալոգ, այնքան ավելի շատ խառնաշփոթ կլինի: