Բովանդակություն

• Քայլեր
• Խորհուրդներ
• Arnգուշացում

Միջոցառումների կազմակերպումը շատ բարդ խնդիր է թվում, և ամեն ինչ էլ ավելի է բարդանում, եթե նախապես ծրագիր ու պլան չունեք: Ուստի փորձեք խուսափել դրանից ՝ ամիսներ առաջ պատրաստվելով և միջոցառման ընթացքում հանգստություն պահպանելով:

Քայլեր

4-ի 1-ին մեթոդը. Պլանավորեք իրադարձությունից ամիսներ առաջ

1. 

   Որոշեք միջոցառման նպատակը: Ձեր կազմակերպության նպատակի որոշումը կօգնի ձեր իրադարձությունը շարունակել: Նախատեսու՞մ եք միջոցառում ՝ համայնքը կրթելու համար: Համոզե՞լ պոտենցիալ հովանավորներին: Գովաբանեք որոշակի անհատի կամ խմբի՞: Նշեք այս նպատակը հնարավորինս: Ինչ էլ որ անեք (կրթեք, համոզեք, գովեք և այլն), ինչու էլի՞ ես դա անում
   • Մտածեք դա որպես ձեր առաքելության հայտարարություն կամ ձեր հաջողության նախադրյալ: Երբ իմանաք, թե ինչ եք ուզում հաստատ, դա ձեզ շատ ավելի հեշտ կդարձնի:

2. 

   
   
   Նպատակ դնել.Իշտ Ինչի՞ն եք ուզում հասնել: Ոչ միջոցառմանը մասնակցող մարդկանց քանակը, ոչ էլ այն դեպքի փաստը. Ինչպե՞ս եք ցանկանում, որ միջոցառումը լինի: Ձեր կազմակերպության 5 նոր անդամնե՞ր: 20 միլիոն դոնգ բարձրացրե՞լ Փոխե՞լ ուրիշի մտածելակերպը: Բոլորին հուզե՞ց:
   • Մտածեք 3 արդյունքների մասին, որոնք դուք ամենից շատն եք ցանկանում իրադարձությունից և կենտրոնացեք դրանց իրականացման վրա: Կարող եք կշռել մեկ ֆինանսական նպատակ, մեկ սոցիալական նպատակ և մեկ անձնական նպատակ ՝ դա ձեզն է:

3. 

   
   
   Հավաքեք կամավորների: Ձեզ անհրաժեշտ են լավ և լավ անդամներ կազմկոմիտեի տարբեր ոլորտներում: Նրանք կարող են օգնել ձեզ ամեն ինչում ՝ սկսած ժամանակացույցից, բյուջե կազմելուց մինչև հրավերներ ուղարկելը, պաստառներ մշակելը, հյուրերին դիմավորելը և իրադարձությունից հետո մաքրումը: Այլ կերպ ասած, դրանք կօգնեն ձեզ աշխատանքն ավարտին հասցնել: Հնարավորության դեպքում գտեք կամավորների, որոնց կարող եք վստահել:
   • Համոզվեք, որ կազմակերպիչները, ինչպես նաև միջոցառումների ղեկավարները աշխատում են ըստ ձեր կողմից սահմանված ժամանակացույցի: Կողմերի միջև համագործակցությունը կհեշտացնի ձեր գործը: Ինչ-որ մեկին օգնություն խնդրելիս ի սկզբանե պարզ եղեք նրանցից սպասելիքների և միջոցառմանը նրանց մասնակցության աստիճանի մասին:
   • Եթե ​​չեք կարողանում գտնել կամավորի, վարձեք միջոցառման թիմ: Սա ամբողջովին կախված է այն իրադարձության տեսակից, որը դուք հյուրընկալում եք: Կարող եք միջոցառման թիմի հետ վարձել վայրը, կամ վարձել երրորդ կողմի:

4. 

   
   
   Մոտավոր բյուջե: Բոլոր ծախսերը, եկամուտները, դրամաշնորհները և այլ արտառոց ծախսերը պետք է ներառվեն բյուջե: Եթե ​​բյուջե չեք կազմում, միջոցառումը կավարտեք խիտ օրինագծերով և դատարկ դրամապանակով ՝ առանց հասկանալու, թե ինչ եք ծախսել: Եղեք իրատես առաջին իսկ օրվանից, որպեսզի հետո չզարմանաք:
   • Գտեք ծախսերը ցածր պահելու եղանակներ: Կարո՞ղ եք կամավորներ վարձել անվճար աշխատելու համար: Դիտարկե՞նք այն վայրերը, որոնք վարձույթն ավելի էժան է (օրինակ ՝ ինչ-որ մեկի տունը): Հիշեք, որ փոքրիկ, հասարակ, բայց հաջող հանդիպումը շատ ավելի լավ է, քան չկայացած շքեղ երեկույթը:

5. 

   Որոշեք միջոցառման ժամը և վայրը: Սա է գործոնը ամենակարեւոր միջոցառման: Ո՞րը պետք է լինի ձեր միջոցառման ժամանակը և վայրը, որպեսզի մարդիկ ասեն. «Այո, ես այնտեղ կլինեմ»: Դուք ցանկանում եք միջոցառումը վարել այն ժամանակ, երբ բոլորը ազատ են և մեկ հարմար վայրում, որտեղ դուք ունեք բավականաչափ վարձավճար:
   • Ստուգեք համայնքի ժամանակացույցը, որում ապրում եք, և հաշվի առեք, թե ովքեր են մասնակցում միջոցառմանը: Եթե ​​դուք ուղղված եք տնային տնտեսուհիներին, ապա օրվա և հարևանության միջոցառումների կազմակերպումը լավագույն տարբերակն է (կարող եք տրամադրել դայակների լրացուցիչ ծառայություններ): Ուսանող ուսանողի դեպքում շաբաթվա ընթացքում մի երեկո անցկացրեք միջոցառումը քաղաքի կենտրոնում: Հնարավորության դեպքում պետք է գնաք նրանց տեղը Ժողով.
   • Իհարկե, կլինեն բազմաթիվ միջոցառումների վայրեր, որոնք անհրաժեշտ է նախապես ամրագրել: Կապվեք այս վայրերը հնարավորինս շուտ վարձելու համար: Դրանք կարող են ավելի թանկ լինել, քան կարծում եք:

6. 

   Հաշվի առեք լոգիստիկան: Պետք է ամեն առումով մտածել նյութատեխնիկական ապահովման մասին: Ինչպե՞ս է կայանելը: Հաշմանդամություն ունեցող անձանց մասնակցության ունակությունը: Ի՞նչ կարող եք անել միջոցառման տարածքի հետ: Ինչ սարքավորում է ձեզ հարկավոր: Ձեզ հարկավո՞ր է հավելյալ որևէ բան վճարման համար (օր. ՝ խոսակցական խմիչքներ, կրծքանշաններ, հրապարակումներ): Քանի՞ մարդ կպահանջի, որպեսզի միջոցառումը սահուն անցնի:
   • Շատ կարևոր է անդրադառնալ և քննարկել կազմակերպիչների անդամների հետ `հաշվի առնելով միջոցառման բոլոր ասպեկտները: Կա՞ն խոչընդոտներ, որոնք կարող եք կանխատեսել և խուսափել: Հյուրերին պե՞տք է մնալու տեղ: Ի՞նչ բացառություններ են պահանջվում:

7. 

   Մտածեք շուկայավարման և գովազդի մասին: Միջոցառմանը նախապատրաստվելիս կառուցեք պաստառի նախագիծ: Պաստառը պետք է պարունակի տեղեկություններ ամսաթվի, ժամի, գտնվելու վայրի, հիմնական հյուրերի, միջոցառման անվանման և միջոցառման թեմայի կամ թեմաների վերաբերյալ: Քանի որ պատրաստման ժամանակը շատ վաղ է, դուք կարող եք շատ ժամանակ ծախսել այս բովանդակության վրա մանրակրկիտ մտածելու վրա, բայց պետք է նախնական նախագիծ կազմեք, որպեսզի տեսնեք, թե որոնք են բոլոր բաժինները միասին:
   • Մտածեք միջոցառումը խթանելու այլ եղանակների մասին: Ուղարկել նամակներ Փոստի փոստ Տեղեկատվություն տրամադրո՞ւմ եք Facebook- ում, Twitter- ում կամ միջոցառումների մի շարք առցանց կայքերում (այս մասին ավելի ուշ): Ինչ է ձեզ հարկավոր նախքան միջոցառումներ ՝ մարդկանց ներգրավելու համար և այն, ինչ ձեզ հարկավոր է մեջ միջոցառումներ ՝ դրանք հետ պահելու համար

8. 

   Վերադասավորել աշխատանքը: Գուցե հենց հիմա ձեզ շատ շփոթված եք զգում: Խորը շունչ քաշեք և բացեք Excel ծրագիրը: Պատրաստեք միջոցառման ժամանակացույցի նախագիծ: Օգտագործեք մի քանի Excel աղյուսակներ ՝ ձեր մտքերը կազմակերպելու համար: Այս պահին կարող է թվալ, թե անհարկի փաստաթղթեր են, բայց հաջորդ երկու ամիսների ընթացքում դուք ինքներդ ձեզ երախտապարտ կլինեք, որ հոգացել եք ձեզ համար:
   • Յուրաքանչյուր գործունեության համար մշակեք աշխատանքի ժամանակացույց (ժամկետներով): Գրեք կազմակերպիչների բոլոր անդամներին, երբ և որտեղ են ձեզ անհրաժեշտ: Այսպիսով, դուք կարող եք պլանավորել ձեր աշխատանքը և հետագայում խուսափել հարցերից:
   գովազդ

4-ի մեթոդ 2. Աշխատանքները պլանավորեք իրադարձությունից 2 շաբաթ առաջ

1. 

   Համոզվեք, որ ամեն ինչ պատրաստ է: Բացահայտեք ժամանակը, գտնվելու վայրը, հիմնական հյուրերը, միջոցառման կազմակերպիչը, միջոցառման անունը և խորագիրը: Կլինի՞ ցանկացած բան Կարո՞ղ ենք մոլորվել: Կարո՞ղ են վերջին րոպեին փոփոխություններ տեղի ունենալ: Այս պահին ամեն ինչ պետք է լինի այնքան պարզ, որքան սեւ-սպիտակ թղթի վրա:

2. 

   Հանդիպեք կազմակերպիչների անդամների հետ: Հայցել բյուջեի, ժամանակացույցի և այլնի հաստատում: կազմակերպիչներից, ինչպես նաև միջոցառումների ղեկավարներից: Հիմա ճիշտ ժամանակն է հարցերով զբաղվելու համար: Դեռ բոլորը հասկացել են իրենց պարտավորությունները: Նրանք ամեն ինչի՞ համար են հարմարավետ:
   • Կրկին հանդիպեք ինչպես կազմակերպիչների, այնպես էլ կամավորների հետ `հնարավոր խնդիրների մասին մտածելու համար: Սա նաև կատարյալ ժամանակն է ձեր գործողությունները պլանավորելու համար:
   • Համոզվեք, որ կազմակերպիչները ներքին խնդիրներ չունեն: Կապվեք բոլոր բաժանմունքների ղեկավարների, կազմակերպիչների, ինչպես նաև կամավորների հետ:

3. 

   Բաշխեք աշխատանքը տարբեր մարդկանց միջև և փորձառու մարդուն թույլ տվեք համակարգել բոլոր գործողությունները: Եթե ​​սա հատկապես մասշտաբային իրադարձություն է, մի քանի հոգու հանձնարարեք մեկ անձի հսկողության ներքո համակարգել տարբեր գործողություններ: Այս առաջնորդին պետք է վստահեն կազմակերպիչների անդամները:
   • Դուք պետք է հանձնարարեք մեկից երկու անդամների ՝ ժամանակն անցկացնել հյուրերին դիմավորելու և զրուցելու համար:Հիմնականում նրանք ընդունարանի աշխատակից են, պատասխանատու բոլոր հյուրերին բարձրացնելու և այս հյուրերին թույլ տալու տեսնել, որ իրենց խնամում են:

4. 

   Համոզվեք, որ իրադարձության հետ կապված բոլոր առցանց էջերը թարմացված եք: Դուք հավանաբար արդեն գիտեք Facebook- ը և Twitter- ը, բայց կան բազմաթիվ այլ առցանց կայքեր, որոնք կարող եք օգտագործել խթանելու համար, ինչպիսիք են Eventbrite, Evite և Meetup: Եթե ​​դուք երբեք չեք լսել այս էջերի մասին, որոնեք հիմա: Եթե ​​ձեր միջոցառումը արտերկրում է, և ցանկանում եք տոմսեր վաճառել առցանց, Ticketbud- ը բավականին օգտակար է:
   • Եվ, իհարկե, թարմացրեք միջոցառման առցանց էջը, բլոգը կամ ֆեյսբուքյան էջը, եթե առկա է: Կարող եք ուղարկել իրադարձությունների հիշեցումներ, տեղադրել լուսանկարներ և կառավարել իրադարձությունների պատասխանները: Որքան ակտիվ եք առցանց, այնքան ավելի տարածված է դառնում իրադարձությունը: Եթե ​​դուք հյուրընկալում եք այգեգործության, տան զարդարման կամ ստեղծագործական այլ ոլորտների հետ կապված իրադարձություն, կարող եք նաև օգտագործել Pinterest- ը:

5. 

   Հյուրերից հովանավորություններ և փողի այլ աղբյուրներ հավաքեք: Գոյություն ունեն ծախսերի բազմաթիվ տեսակներ, որոնք առաջանալու են առաջիկա շաբաթների ընթացքում, և դուք չեք ցանկանում այդ ամենը վճարել ինքներդ: Մի փոքր խառնվեք մեկնարկային ծախսերի համար. Կլինի դա միջոցառման վայրի վարձույթ, սարքավորումներ կամ բանկետի երեկույթ: Հնարավոր է, որ դուք նույնպես ստիպված կլինեք վճարել վերը նշված գումարներից մի քանիսը, նախքան սկսեք նախապատրաստվել միջոցառմանը:
   • Համոզվեք, որ կառուցել եք փաստաթղթերի, հավաստագրերի, հաշիվ ապրանքագրերի և այլ փաստաթղթերի մշակման համակարգ: Անհրաժեշտ է բոլոր փաստաթղթերը պահել ապագա տեղեկացման համար, այնպես որ որքան շուտ կազմակերպվեք, այնքան ապագան ավելի հարմար կլինի, հատկապես, երբ ձեր գործընկերը աշխատում է ոչ պրոֆեսիոնալ:

6. 

   Իրադարձության խթանում: Պատրաստել հրապարակումներ, հրապարակել գովազդներ, հրապարակել մամուլին, ուղարկել հրավերներ, հեռախոսազանգեր, էլ.փոստով կոնտակտային խմբեր, հանդիպել հավանական մասնակիցների կամ դոնորների հետ: Ինչպե՞ս մարդիկ կիմանան և կմասնակցեն ձեր միջոցառմանը: Համոզվեք, որ ձեր տված տեղեկատվությունը ամբողջական է, բացառությամբ որոշ կասկածելի գործոնների. Հյուրի հետաքրքրասիրությունը նույնպես պետք է խթանել:
   • Մտածեք ձեր թիրախային լսարանի մասին: Եթե ​​ցանկանում եք մեծերին հրավիրել, ժամանակ չեք վատնի Snapchat ծրագրակազմով հաղորդագրություններ ուղարկելու համար: Գնացեք տեղեր, որտեղ նրանք գնում են կամ օգտագործեք ձեր հանդիսատեսի օգտագործած գործիքները:

7. 

   Հավաքեք միջոցառման համար անհրաժեշտ իրերը: Այս իրերը կարող են ներառել մեդալ, խաղ, հուշանվեր, պարգև կամ վկայական: Կան շատ փոքր ու չնչին բաներ, որոնց անփորձ մարդիկ չեն կարող ուշադրություն դարձնել, բայց դուք պետք է իմանաք բոլոր ամենափոքր գործոնները: Մի մոռացեք կահույքի, ձայնային սարքավորումների, սեղանների, սփռոցների և այլ մեծ, կարևոր իրերի մասին:
   • Սա ևս մեկ բան է, որի շուրջ պետք է ժամանակ տրամադրել ՝ անդրադառնալու համար: Մի կանգ առեք, քանի դեռ չեք գտել պատրաստելու 5 իրեր ՝ ամեն ինչ ՝ գնդիկավոր գրիչներից և առաջին օգնության հավաքածուներից մինչև մարտկոցներ, սառույցի խորանարդներ և երկարացման լարեր: Դուք կցանկանաք պատրաստ լինել ցանկացած իրավիճակի:

8. 

   Տեսակավորել ամեն ինչ. Կազմակերպել տեսաձայնագրում: Կազմակերպեք հյուրերի տեղափոխում: Սննդամթերք կազմակերպեք մաքրող թիմի համար: Theանկը կարող է անվերջ շարունակվել, բայց առանց տեսակավորման Դուք չեք կարողանա կազմակերպել միջոցառումը:
   • Պատրաստել ուտելիք և խմիչք: Սա նաև լավ ժամանակ է հատուկ կացարաններ կազմակերպելու համար, ինչպիսիք են հաշմանդամություն ունեցող անձանց կացարանները: Ստուգեք ՝ հյուրերից որևէ մեկը բուսակեր է, թե՞ ունի այլ հատուկ ճաշի կարիք: Միջոցառումների տոմսերի առցանց կայքերից շատերը կունենան «ինքնահաստատման հարցեր» բաժին, որը կօգնի ձեզ գնահատել ձեր հյուրերի հատուկ խնդրանքները:
   • Պատրաստեք սեղաններ և աթոռներ, ֆոններ, խոսափողեր, բարձրախոսներ, համակարգիչներ, պրոյեկտորներ, ամբիոններ `այն ամենը, ինչ պահանջվում է միջոցառման վայրում:

9. 

   Պատրաստեք ձեր կոնտակտների ցուցակը: Պետք է ունենաք կազմակերպիչների հեռախոսահամարներ, հասցեներ և էլ. Փոստի հասցեներ: Նմանատիպ ցուցակ կազմեք VIP- ների (հատկապես կարևոր հյուրերի) և ապրանքների կամ ծառայությունների մատակարարների հետ: Երբ ինչ-որ մեկը չի հայտնվում կամ ուշանում է, սա այն ցուցակն է, որը կարող եք օգտագործել:
   • Ասենք, որ բանկետների թիմը ուշացել է: Ինչ եք անելու Անմիջապես ստացեք նրանց կոնտակտների ցուցակը և զանգահարեք նրանց: Օ Oh, նրանք կարծում են, որ դու կանես այն ստանալու վայրը 90 ֆունտ մանրացրած խոզի միս Ինչ էլ որ լինի: Դուք ցուցակը տալիս եք պարոն Ա-ին, նա վերցնում է բեռնատարը և գնում է թղթի վրա մսի հավաքման հասցե: Դուք կանխել եք աղետը: Այժմ դուք գիտեք, որ չպետք է վարձել այս ծառայության թիմը կամ ավելի հստակ ուղղություն տալ:

10. 

    Կազմակերպիչների հետ գնացեք միջոցառման վայրը: Դիտեք շուրջը և գնահատեք ավտոկայանատեղը, զուգարանները, սենյակները և դռները: Մոտակայքում փնտրեք վայրեր, որտեղ կարող եք պատճենահանել, հեռախոսազանգեր կատարել և գնել առաջին անհրաժեշտության իրեր: Ընդհանուր առմամբ, ձեռքի տակ պահիր միջոցառման վայրը:
    • Խոսեք այն անձի հետ, ում հետ կապվել եք ՝ տեղը վարձակալելու համար: Նրանք պետք է ավելի լավ պատկերացնեն անցկացման վայրը, քան մեկ ուրիշը: Կա՞ խնդիր, որի մասին պետք է իմանաք: Սահմանափակ ժամանակ? Դռանը կողպված է որոշակի ժամանակներում: Հուսով եմ, որ դա տեղի չի ունենա, բայց դուք նաև պետք է տեղեկանաք հրդեհային ազդարարման ստուգման ժամանակացույցի մասին:
    գովազդ

4-ի մեթոդ 3. Պատրաստվեք իրադարձությունից 24 ժամ առաջ

1. 

   Պահպանեք լռություն. Դու կարող ես դա անել. Հատկապես կարևոր է, որ դուք հանգիստ մնաք և չշփոթվեք ու չհանգստանաք: Դուք պատրաստվում եք ամիսներ շարունակ: Ամեն ինչ լավ կլինի. Որքան հանգիստ լինեք, այնքան հանգիստ կլինեն ձեր թիմակիցները, այնքան լավ կլինի իրադարձությունը: Բացի այդ, ամեն ինչ շուտով կավարտվի:
   • Լուրջ, դուք կարող եք դա անել: Դուք արել եք այն ամենը, ինչ կարող եք ՝ մտածելով բոլոր հնարավոր խնդիրների մասին. Եթե ինչ-որ բան սխալ է տեղի ունենում, դուք գիտեք, թե ինչպես լուծել խնդիրը: Եվ հիշեք ՝ ոչ ոք չի կարող ձեզ մեղադրել: Աղմկոտ հյուր, սնունդը լավը չէ. Մարդիկ կհասկանան, որ դուք չեք կարող վերահսկել այդ ամենը: Հանգստանալ Դուք լավ կլինեք:

2. 

   Վերջին ստուգումը կազմակերպիչների անդամների հետ: Համոզվեք, որ յուրաքանչյուրի հետ խոսեք միջոցառման անցկացման վայր հասնելու ձևերի և ժամանման մասին: Ամենաշատը չեք ցանկանում, երբ միջոցառման օրը ամբողջ կազմակերպիչները զանգահարում են ձեզ, քանի որ չգիտեք, թե որտեղ է հետևի մուտքը:
   • Նույնիսկ եթե ոչ ոք ոչինչ չի ասում կամ ձեզ հարց չի տալիս, ամեն ինչ արեք ՝ գնահատելու ուրիշների վերաբերմունքը: Նրանք բոլորը գո՞հ են իրենց աշխատանքից: Նրանք իրար հետ յոլա՞ են գնում: Եթե ​​ոչ, խոսեք բոլորի հետ և փորձեք հանել հանգույցը: Գուցե ինչ-որ մեկը տեղավորվի այլ բաժնի մեջ կամ աշխատի ուրիշների հետ:

3. 

   Ստուգեք բոլոր հրավերներն ու պատասխանները: Թվարկեք հյուրերին Excel աղյուսակում և հաշվարկեք մարդկանց քանակը: Իրադարձությունների մեծամասնության համար հաստատված մասնակիցների թիվը կկազմի չեն ցույց է տալիս միջոցառմանը իրականում մասնակից մարդկանց թիվը: Կարող եք ունենալ 50 վավերացնող, բայց վերջում կա միայն 5 կամ մասնակցում է մինչեւ 500 մարդ: Չնայած դուք պետք է իմանաք վավերացնողների քանակը, պատրաստ եղեք կարգավորել իրավիճակը, երբ ներկաները շատ քիչ են կամ չափազանց շատ:
   • Հիշեցրեք VIP հյուրերին միջոցառման մասին: Դուք կզարմանաք մարդկանց քանակից, ովքեր ասում են. «Օ Oh, ճիշտ է: Վաղը այդպես չէ՞»: Պարզ զանգով կամ տեքստով կարող եք խուսափել դրանից:

4. 

   Գնացեք միջոցառման անցկացման վայր և ստուգեք ՝ արդյոք բոլորը պատրաստ են: Արդյո՞ք սենյակը կոկիկ և պատրաստ է: Տեղադրվա՞ծ են և աշխատում են էլեկտրոնային սարքերը: Անհրաժեշտության դեպքում կարո՞ղ եք նախապես տեղադրել ցանկացած սարք: Աշխատակազմը լիովին պատրաստվա՞ծ է միջոցառմանը:
   • Ստուգեք ՝ արդյոք միջոցառումը բավարար աջակիցներ ունի: Բնականաբար, ամենալավն այն է, եթե ավելի շատ աջակիցներ ունենաք, քան ձեզ հարկավոր է: Հնարավոր է, որ դուք ստիպված լինեք ինչ-որ մեկին արտակարգ իրավիճակ խնդրել, հարկավոր է, որ ինչ-որ մեկը նկատի հյուրին կամ լուծի մի խնդիր, որը չեք կարող կանխատեսել: Կամ, գիտեք, ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել, որ ինչ-որ մեկը ձեզ ավելի շատ սուրճ լցնի:

5. 

   Պատրաստեք հավաքածուներ միջոցառման մասնակիցների համար: Այս հավաքածուն կարող է ներառել ջրի շիշ, կոնֆետի սալիկ, կպչուն նոտա, գնդիկավոր գրիչ, բրոշյուր և ցանկացած այլ անհրաժեշտ տեղեկատվություն: Նաև լավ գաղափար, եթե ցանկանում եք ավելացնել փոքրիկ հուշանվերներ:Սա հիանալի իրադարձություն է, որը ցույց է տալիս, որ միջոցառումը պատշաճ կերպով կազմակերպվել է, և միևնույն ժամանակ հյուրերին գնահատում է իրենց:
   • Այս հավաքածուն կարող է լինել հյուրերի կամ կազմակերպիչների համար, կամ երկուսն էլ: Ո՞վ չի սիրում գրանոլա ձողն ու գնդիկավոր գրիչը:

6. 

   Eventրագրեք իրադարձության մասին տեղեկատվությունը (վազող թերթիկ կամ գործարկման թերթիկ): Ահա բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունների ցանկը, որոնք բաժանված են ըստ ժամանակի և (կամ) բաժնի: Մի քանի րոպեում պատրաստեք առաջադրանքների ծրագիր ՝ կարևոր գործողություններով: Վազող թերթիկի ձևանմուշը ամբողջությամբ կախված է ձեր որոշումից: Պարզապես կարդալու համար փորձեք տեղեկատվությունը հասցնել նվազագույնի:
   • Եթե ​​իսկապես դժվար եք, կառուցեք դրանք տեսակներ տարբեր վազող թերթիկը կարող է օգտակար լինել: Բանախոսներն, ամենայն հավանականությամբ, կցանկանան իմանալ այլ հյուրերի ցուցակը, ովքեր որտեղ և երբ կլինեն: Կազմակերպիչները կցանկանան սարքավորումների, ժամանակացույցի և մաքրման ծրագրերի ցուցակ: Երբ բավականաչափ ժամանակ ունենաք ընթացիկ թերթիկը հավաքելու համար, դա ձեզ համար շատ օգտակար կլինի:

7. 

   Կազմեք իրերի ցուցակ ՝ միջոցառման անցկացման վայր բերելու համար: Որքան վատ կլինի, երբ հասնեք միջոցառմանը, ամեն ինչ պատրաստ է, բոլորը բոլո՞ր եք այնտեղ, և գիտակցում եք, որ տանը մոռացել եք 12,000 բաժակ: Սա վատ է: Դուք փչացրել եք այդ ամենը: Այսպիսով, կազմեք ցուցակ, մեկ անգամ եւս ստուգեք այն և բերեք բոլոր բաղադրիչները պատրաստելու համար:
   • Եթե ​​իրերը ցրված են տարբեր վայրերում, յուրաքանչյուրին հանձնարարեք որոշակի առաջադրանք: Դրանով դուք ստիպված չեք լինի 8 ժամ վազել և խուճապահար հավաքել այդ իրերը: «Մեկ ծառը երիտասարդ չի դարձնում, երեք ծառը հավաքվում են իրար, այնպես որ սարը բարձր է», - ասում են հին մարդիկ:
   գովազդ

4-ի մեթոդ 4. Վերահսկեք միջոցառման ամսաթիվը

1. 

   Կազմակերպիչների և կամավորների հետ վաղ ժամանեք միջոցառման վայր: Համոզվեք, որ բոլորը ներկա են, և էլեկտրոնիկան ճիշտ է աշխատում: Վերջին րոպեին որևէ հարց կա՞: Եթե ​​ժամանակ կա, եկեք խմենք զովացուցիչ ըմպելիքներ, կիսվենք, խրախուսենք բոլորին և հանգստանանք: Դու կարող ես դա անել. Դու պատրաստ ես.
   • Համոզվեք, որ կազմակերպիչը հատուկ կրծքանշան է կրում կամ ձեռքի տակ ունի որոշ ճանաչելի իրեր, այնպես որ միջոցառման մասնակիցները կարող են օգնություն խնդրել անհրաժեշտության դեպքում: Երբեմն խակի կոստյումները բավարար չեն:

2. 

   Ամեն տեսակ բան ՝ ներսում և դրսում Ձեզ հարկավոր են փուչիկներ փոստարկղի վրա: Պաստառներ սենյակի անկյունո՞ւմ: Ինչ վերաբերում է դռանը և միջանցքի երկայնքին: Եթե ​​միջոցառման անցկացման վայրը հասնելու համար ձեր հյուրերը ստիպված են անցնել քաոսային լաբիրինթոս, ապա պետք է տեղադրեք բազմաթիվ ցուցանակներ ՝ ձեզ առաջնորդելու համար:
   • Հատկապես օգտակար կլինեն ողջույնի պաստառները և այլ տեղեկատվական տախտակները շենքի դիմաց: Դուք ցանկանում եք, որ մարդիկ կարողանան ճանաչել միջոցառման վայրը հենց փողոցից: Սրա մասին զարմանալու բան չկա:
   • Միջոցառմանը կա սեղանի սեղան և գրանցված հյուրեր: Երբ հյուրերը մտնում են դուռը, նրանք պետք է տեսնեն, թե ինչ պետք է անեն: Հակառակ դեպքում, նրանք պտտվելու են անորոշության և անհարմարության վիճակում: Հիշու՞մ եք վերը նշված ընդունելության բաժինը: Խնդրում ենք հանձնարարել որևէ մեկին կանգնել դռան կողքին `հյուրի ողջույններին դիմելու և պատասխանելու համար:
   • Լողացող երաժշտություն: Երաժշտությունը կվերացնի անհարմար մթնոլորտը միջոցառմանը:

3. 

   Համոզվեք, որ մասնակիցները գիտեն, թե ինչ իրադարձություններ են տեղի ունենում: Եթե ​​բանախոսը ուշանում է, դուք պետք է տեղեկացնեք իրադարձության հետաձգման մասին: Եթե ​​ճաշը սպասվածից ավելի երկար է տևում, միջոցառման հյուրերը պետք է տեղյակ լինեն ժամանակացույցի ցանկացած փոփոխության մասին: Շատ հազվադեպ է պատահում, որ իրադարձություններն ընթանան ըստ պլանավորվածի. Այնպես որ, երբ ժամանակացույցը ուշադիր չի հետևվում, համոզվեք, որ կողմերը շարունակում են խոսել:

4. 

   Լուսանկարել! Գուցե ցանկանաք գրառում կատարել այս մասին: Միևնույն ժամանակ, մարդիկ ոգևորված կլինեն ՝ տեսնելով, թե ինչպես է ինչ-որ մեկը տեսախցիկ պահում ՝ իրադարձության պահերը ֆիքսելու համար: Նկարեք ձեր հովանավորի դրոշը, ձեր դրոշը, ողջույնի դարպասը, ընդունելության տարածքը և այլն: Այս լուսանկարները կարող եք նաև օգտագործել հաջորդ տարվա համար:
   • Հնարավորության դեպքում, թող ընկեր կամ պրոֆեսիոնալ լուսանկարիչ կատարի այդ գործը: Բավականին գործ ունեք անելու: Հյուրերի հետ պետք է զրուցել և ուտել, այնպես որ մեկ ուրիշը պետք է հոգ տանի ֆոտոսեսիայի մասին:

5. 

   Միջոցառումից հետո փաստաթղթերի տեղադրում: Դուք, հավանաբար, ինչ-որ գաղափար եք տնկել հյուրերի ընկալման մեջ, և ցանկանում եք, որ նրանք հեռանան իրադարձությունից ՝ հատուկ մտքերով, արտացոլմամբ կամ գործելու վճռականությամբ: Այսպիսով, պատրաստեք բրոշյուր կամ ցանկացած իր, որը նրանք կարող են բերել իրենց հետ հետո իրադարձություն
   • Կարող եք հաշվի առնել այս բաժնի վերջին իրադարձության հարցում կատարելը: Միջոց տրամադրեք նրանց հաջորդ միության ընթացքում իրենց միտքը խոսելու, ինչ բարելավելու և ինչ են ուզում: Իհարկե, ինչպես կարող են նրանք ներգրավվել:

6. 

   Մաքրեք միջոցառումների անցկացման վայրերը: Ստուգեք հոսանքի հաշվիչը, հեռացրեք վահանակները, մաքուր կահույքը և այլն: Դուք կցանկանաք, որ կայքը վերադառնա իր նախնական վիճակին, հատկապես, երբ վճարում եք վարձավճարը և ցանկանում եք վերադառնալ: Կարող եք նաև խուսափել մատակարարի գտնվելու վայրի կողմից գանձվող վճարներից: Աշխատանքը հավասարապես բաժանեք այնպես, որ մաքրման գործընթացը հնարավորինս արագ և նուրբ լինի:
   • Վերադարձեք ՝ համոզվելու համար, որ ոչ մի արժեքավոր իր չի մնացել: Եթե ​​այդպես է, պատրաստեք կորած իրի հայցի ձև:
   • Եթե ​​ինչ-որ բան վնասել եք, տեղեկացրեք այն անձին, որի հետ կապվել եք, այդ տարածքը վարձակալելու համար: Ազնիվ ու շիտակ միշտ էլ ամենաճիշտ վերաբերմունքն է:
   • Հեռացրեք որքան հնարավոր է շատ աղբ: Դրանից հետո սպասարկման բաժինը կստանձնի իր աշխատանքը:

7. 

   Հոգ տանել հետընտրական բոլոր առաքելությունների մասին: Կախված ձեր կողմից կազմակերպվող միջոցառման տեսակից, հնարավոր է, որ իրադարձությունից հետո դուք այլևս անելիք չունեք, կամ կա մարդկանց երկար ցուցակ, որոնք պետք է շնորհակալություն հայտնեն, ինչպես նաև սպասում են անդորրագրեր: Ահա ձեզ մի քանի գաղափար ՝ սկսելու համար.
   • Շնորհակալություն կազմկոմիտեի բոլոր անդամներին, հատկապես հովանավորներին և կամավորներին: Դուք չեք կարող միջոցառում կազմակերպել առանց դրանց:
   • Լրացրեք և կարգավորեք փողի գործերը: Դա պետք է արվի հնարավորինս արագ, որքան քիչ թերություններ, այնքան լավ:
   • Երջանիկ երեկույթ անցկացրեք նրանց համար, ովքեր ձեզ օգնել են: Դուք ցանկանում եք, որ ձեր թիմակիցներն իրենց երախտապարտ զգան, և միևնույն ժամանակ ցանկանան, որ ձեր հովանավորները տեսնեն, որ դրանք փոփոխություն և լավ նպատակ են բերել:
   • Բաշխեք հուշանվերներ կամ այլ հրապարակումներ շահագրգիռ կողմերին:
   • Հաշիվներ փոխանցեք հովանավորներին և այլոց:
   • Լուսանկարներ տեղադրեք միջոցառման առցանց էջում:

8. 

   Հանդիպում անցկացրեք ՝ փորձից սովորելու և հաջորդ անգամ ավելի լավ գործելու համար: Ամեն ինչ ավարտվելուց հետո ի՞նչ կմաղթեք, որ այլ կերպ վարվեիք: Ի՞նչն է գործում, ինչը ՝ ոչ: Կցանկանայի՞ք նման իրադարձություն վարել: Ի՞նչ սովորեցիք
   • Եթե ​​բոլորից պատասխան եք ստանում, կարդացեք բոլորին: Նույնիսկ եթե հյուրերից որևէ պատասխան չեք ստանում, հարցրեք միջոցառման կազմակերպիչներին: Ինչպե՞ս են նրանք մտածում Նրանք վայելե՞լ են այդ ժամանակը: Հավանաբար, գրանոլա բարն ու անվճար գրիչները, չէ՞:
   գովազդ

Խորհուրդներ

• Պատրաստման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի ցանկ.
  • Proամանակավոր բյուջե
  • Eventsամանակացույց միջոցառումներ (միջոցառման ընթացքում յուրաքանչյուր ծրագրի ժամանակը)
  • Հրավեր
  • Հյուրերի ցուցակ
  • Գործողության պլան
  • Աշխատանքային գրաֆիկ (ավարտի ժամանակացույց)
  • Փաստաթղթեր մամուլի հաղորդագրությունների համար
  • Խոսք
  • Ներկաների ցուցակ
  • Կողմերի ելույթները (կցեք խոսնակի ռեզյումեն)
  • Աշխատանքային ծրագիր
  • Theամանակացույցը բաժանված է րոպեների
  • Networkանցային հաղորդակցությունների ցուցակ (կազմկոմիտեի անդամների հեռախոսահամար)
  • Բերելու իրերի ցուցակ
  • Առաջադրանքների ցանկը, որոնք պետք է կատարվեն
  • Իրադարձությունների զեկույցներ (մամուլին և այլոց)
• Միջոցառումից առաջ հանձնարարվեք անհատներին / ստորաբաժանումներին, որոնք պատասխանատու են հետևյալ ոլորտների համար.
  • Դոնորներ
  • Ներկաները
  • Կարեւոր հյուր, բանախոս
  • Ձևավորեք, տպեք, հավաքեք հոդվածներ և գնահատեք այդ ապրանքները
  • Պարգեւներ, հուշանվերներ, նվերներ, պաստառներ, վկայագրեր
  • Տրանսպորտ, հասարակական սննդի կազմակերպում, միջոցառումների անցկացման վայրի պայմանավորվածություններ, ձևավորում, ֆոններ, կայանատեղիներ
  • Մեդիա, PR (արտաքին կապեր), շուկայավարում
• Գործոններ, որոնք պետք է հաշվի առնել տեղն ընտրելիս և գները բանակցելիս.
  • Կայքի կարողություն (մասնակիցների թիվը, բացառությամբ նրանց, ովքեր պաշտոնապես չեն հաճախում)
  • Սննդամթերքի առկայություն (այն դեպքում, երբ այդ վայրում սնունդ կա)
  • Timeամանակ (միջոցառման մեկնարկի և ավարտի ժամանակը)
  • Լուսավորություն (այն դեպքում, երբ իրադարձությունը տեղի է ունենում գիշերը)
  • Կա օդորակիչ, թե ոչ
  • Տրամադրվում է անհրաժեշտ սարքավորումը (խոսափող, բարձրախոս և այլն)
  • Կահույք (կահույք, սեղանի սրբիչներ և այլն)
  • Կարո՞ղ են երաժշտության և զվարճանքի միջոցառումներ անցկացնել վայրում (պակաս ֆորմալ շոուներով)
  • Գեներատոր
  • Հեշտ մուտք դեպի վայր ՝ անկախ նրանից, թե վայրը քաղաքի կենտրոնում է, թե ոչ (արդյոք պատվիրակները կարող են ներկա լինել առանց որևէ դժվարության)
  • Հատուկ սենյակ կազմակերպիչների, հանդերձարաններ և այլն:
  • ընդհանուր արժեքը
• Միջոցառման օրը հանձնարարեք անձին / բաժնին պատասխանատու լինել հետևյալի համար.
  • Ընդհանուր համակարգում
  • Զուգարան
  • Սնունդ
  • Աշխատում է խաղադաշտում
  • Հաղորդավար (MC)
  • Համակարգիչներ, պրոյեկտորներ
  • Լուսանկարիչ
  • Ընդունելության մասնագետ
  • Բազմության վերահսկողություն և հասարակայնության հետ կապեր
  • Ավտոկանգառի տարածք
  • Պաշտպանեք
  • Բաշխեք փաստաթղթեր և պարագաներ (նվերներ և վկայագրեր հատուկ անհատներին, ինչպես նաև միջոցառման բոլոր մասնակիցներին)
• Գործոնները, որոնք պետք է հաշվի առնվեն միջոցառման ամսաթիվը որոշելիս.
  • Հիմնական հյուրը և այլ VIP հյուրերը հասանելի կլինե՞ն օրվա համար
  • Ո՞ր օրն է լավագույնը ձեր նպատակային լսարանի համար:
• Միշտ կարող եք ձեր աշխատանքը և պարտականությունները այլ անձի չհանձնել:
• Աշխատանքը պատասխանատու է:
• Ժամանակին. Եթե ​​հետաձգվում եք, ամբողջությամբ և անմիջապես զեկուցեք կատարվածի մասին այն մարդուն, որի մասին պետք է հաղորդեք:
• Երբ խնդիրներ են առաջանում, մի՛ մեղադրեք ուրիշներին, շատ մի մտածեք և ավելի շատ սթրեսներ առաջացրեք, գտեք խնդրի լուծման ուղիներ:
• Համոզվեք, որ ունեք արտակարգ իրավիճակների արտահանման պլան: Եթե ​​ձեր միջոցառումը լայնամասշտաբ է, համոզվեք, որ ոստիկանությունն ու բժիշկները հերթապահում են:

Arnգուշացում

• Մի խուճապ կամ սթրես Հանգիստ կեցվածքը կհանգեցնի ավելի լավ արդյունքների:
• Պատրաստ եղեք ցանկացած իրավիճակի: Երբեմն կլինեն ձեր վերահսկողությունից դուրս բաներ: Եթե ​​դուք կազմակերպիչների անդամ եք, մի բարկացեք, երբ ինչ-որ մեկը ձեզ վրա բղավում է, այդ մարդը կարող է պարզապես լարված լինել: Եթե ​​համակարգող եք, մի՛ սթրվեք և մի՛ խուճապեք: Խնդրում եմ հանգիստ արեք ամեն ինչ: Փորձեք անդրադառնալ հնարավոր իրավիճակներին և այն, ինչ դուք կանեիք այդ իրավիճակներում: