Բովանդակություն

• Քայլեր
• Խորհուրդներ
• Գուշացումներ

Գրասենյակում աշխատանքի ճիշտ կազմակերպման համար շատ կարևոր է ունենալ փաստաթղթերի հաշվառման և պահպանման արդյունավետ համակարգ: Անկախ փաստաթղթերի հասանելիություն ունեցող մարդկանց թվից, համակարգը պետք է կազմակերպվի այնպես, որ բոլորը կարողանան գտնել պահանջվող փաստաթուղթը:Եթե ​​փաստաթղթերի ձայնագրման և պահպանման համակարգը դժվար է օգտագործել, ապա դուք կսկսեք ձեռքի տակ թողնել բոլոր փաստաթղթերը `վախենալով դրանք կորցնել փաստաթղթերի պահարանում, ինչի արդյունքում ձեր գրասեղանը լցված կլինի թղթեր կույտերով:

Քայլեր

1. 1 Ընտրեք ներկայացման համակարգ: Ինչ էլ որ լինի, առաջին հերթին, այն պետք է լինի տրամաբանական, որպեսզի իմանաք յուրաքանչյուր փաստաթղթի ճշգրիտ վայրը: Հնարավոր լուծումներ.
   • Այբբենական: Այս համակարգը լավագույնս գործում է, եթե ձեր փաստաթղթերի մեծ մասը պարունակում է հաճախորդների, հիվանդների կամ հաճախորդների անուններ:
   • Թեմա կամ կատեգորիաներ. Համակարգերի մեծամասնությունը կազմակերպված են ըստ թեմայի կամ կատեգորիայի, դրանք հիանալի են աշխատում, երբ ճիշտ են կազմակերպվում, բայց շատ շփոթեցնող են, երբ ճիշտ չեն կազմակերպվում:
   • Համարակալված / ժամանակագրական: Այս համակարգը լավագույնս աշխատում է համարակալված կամ թվագրված փաստաթղթերի համար, ինչպիսիք են գնման պատվերները կամ դեղատոմսերը:
2. 2 Պահարաններում օգտագործեք կախովի թղթապանակներ: Կախովի թղթապանակները չեն հանվում, դրանք հանդես են գալիս որպես ծրարների պահողներ, որոնք դուք դուրս կբերեք արկղերից:
3. 3 Փաստաթղթերը դասակարգեք խմբերի ՝ ըստ կատեգորիաների: Եթե ​​կույտն ավելի քան 5 սմ բարձրություն ունի, այն բաժանեք ենթակատեգորիաների: Եթե ​​կույտը չափազանց ցածր է, այն համատեղեք մեկ այլ բուրգի հետ և անվանափոխեք: Կույտերի անունները պետք է թույլ տան հեշտությամբ որոշել, թե դրանցից որն եք ցանկանում ուղարկել որոշակի փաստաթուղթ:
4. 4 Յուրաքանչյուր փաթեթ դրեք թղթի ծրարի մեջ և հստակ նշեք: Ձեր փաստաթղթերին ավելի մաքուր տեսք տալու համար ավելի լավ է օգտագործել կենտրոնացված ներդիրներով թղթապանակներ, այլ ոչ թե շերտավորված:
5. 5 Տեղադրեք ծրարները կախովի թղթապանակների մեջ: Փաստաթղթերի մեծ մասի համար սովորական կախովի թղթապանակները կգործեն, բայց հաստ կամ ենթադասակարգված փաստաթղթերի համար օգտագործեք հարթ հատակով թղթապանակներ: Դուք կարող եք դասավորել թղթապանակները ցանկացած հերթականությամբ, բայց սովորաբար դրա համար օգտագործվում է այբբենական համակարգ:
6. 6 Պիտակեք կախովի թղթապանակները `նույն անուններով, ինչ ծրարները: Տեղադրեք բոլոր պլաստիկ ներդիրները թղթապանակի ձախ կողմում, եթե դուք չեք օգտագործում ֆայլերի ուղղահայաց պահարան: Վերջին դեպքում, թղթապանակները ձախից աջ բաց դարակում, այլ ոչ թե առջևից հետևի, տեղադրեք ներդիրները աջ կողմում:
7. 7 Պահեստային թղթապանակներն ու ծրարները պետք է ծալվեն պահարանների մոտ, որպեսզի միշտ կարողանաք արագ ավելացնել թղթապանակ, երբ ձեր ձեռքում կա փաստաթուղթ, որը չի պատկանում առկա թղթապանակներին: Մի օգտագործեք չափազանց հաստ կամ բարակ թղթապանակներ: Հիշեք, որ փաստաթղթերի վերադասավորման ժամանակ փոխեք թղթապանակների անունները:
8. 8 Տարեվերջին հեռացրեք բոլոր թղթապանակները, պիտակավորեք նույն կատեգորիայի անուններով նոր թղթային թղթապանակները և տեղադրեք դրանք պահարանների պահարաններում: Անցեք հին թղթապանակների միջով ՝ ձեզ անհրաժեշտ որոշ փաստաթղթեր ներկայիս թղթապանակներին փոխանցելու համար, իսկ մնացածը ուղարկեք արխիվ:

Խորհուրդներ

• Գուցե ցանկանաք գունավոր ծածկագրված թղթապանակներ տպել ՝ ձեր համակարգչում գունավոր պիտակներ տպելով, որպեսզի ձեր ֆայլերի պահարանն ավելի տպավորիչ տեսք ունենա: Բայց երբ դուք պետք է փոփոխություններ կատարեք, օրինակ ՝ ավելացնել մեկ թղթապանակ, կարող եք հիասթափվել, երբ պարզեք, որ սպառվում են ճիշտ գույնի պանակները և ստիպված եք ձեռքով ստորագրել թղթապանակը: Պարզությունն ամենաանվտանգ բանն է:

Գուշացումներ

• Երբեք մի ստեղծեք «Տարբեր» կոչվող կույտ, հակառակ դեպքում դուք երբեք չեք դասակարգի այդ փաստաթղթերը:
• Հաշվապահական հաշվառման համակարգ կազմակերպելուց հետո պահպանեք կարգը փաստաթղթերի պահարանում: Ամեն օր ժամանակ հատկացրեք ձեր գրասեղանից փաստաթղթերը տեսակավորելու և հեռացնելու համար: Դիմադրեք ձեր փաստաթղթերի պահարանի վերևում խորը փաստաթղթերի զամբյուղ տեղադրելու գայթակղությանը, հակառակ դեպքում այն ​​կլրացնեք և կհայտնվեք խառնաշփոթ պահեստով: