Բովանդակություն

• Քայլել
• 3-րդ մաս 1-ը. Կարգավորեք ձեր SOP- ը
• Մաս 3-ից 2-ը. Ձեր SOP- ը գրելը
• 3-րդ մաս 3-րդ. Հաջողության և ճշգրտության ապահովում
• Խորհուրդներ

Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգը (SOP) պարունակում է տեղեկություններ քայլ առ քայլ առաջադրանք կատարելու վերաբերյալ: Գոյություն ունեցող SOP- ը միայն փոփոխման և թարմացման կարիք ունի, բայց կարող եք նաև հայտնվել այնպիսի իրավիճակում, երբ պետք է այն ամբողջությամբ կարգավորեք:

Քայլել

3-րդ մաս 1-ը. Կարգավորեք ձեր SOP- ը

1. Ընտրեք ձևաչափը: SOP գրելու ճիշտ և սխալ եղանակ չկա: Բայց ձեր ընկերությունը, հավանաբար, արդեն ունի մի շարք SOP, որոնք կարող եք դիտել ցանկալի կարգավորման մասին պատկերացում կազմելու համար: Որպես օրինակ օգտագործեք առկա SOP- ները, եթե այդպիսիք կան: Եթե ​​չկան, դուք ունեք մի քանի տարբերակ.
   • Կարգավորումը ՝ պարզ քայլերով: Սա լավ է սովորական ընթացակարգերի համար, որոնք կարճ են, մի քանի հնարավոր արդյունք են տալիս և ողջամտորեն կոնկրետ են: Իրականում, անհրաժեշտ փաստաթղթերից և անվտանգության նախազգուշական միջոցներից այն կողմ, դա ոչ այլ ինչ է, քան կետերի ցուցակ ՝ պարզ նախադասություններով ընթերցողին ասելով, թե ինչ անել:
   • Կարգավորումը հիերարխիկ քայլերով, Սա լավ է գործում ավելի երկար ընթացակարգերի համար ՝ ավելի քան տաս քայլով, որոնք պահանջում են որոշումներ կայացնել, հստակեցնել և բացատրել տերմինաբանությունը: Սա, ընդհանուր առմամբ, հիմնական հերթականությունների և դրանց ենթաքայլերի ցուցակն է ՝ ըստ հերթականության:
   • Կարգավորումը հոսքի գծապատկերների հետ: Եթե ​​ընթացակարգը ավելի շատ նման է քարտեզի, շատ տարբեր հնարավոր արդյունքների, հոսքի սխեման լավագույն լուծումն է: Դուք պետք է ընտրեք այս կարգավորումը, երբ արդյունքները հնարավոր չէ ճիշտ կանխատեսել:
2. Մտածեք ձեր լսարանի մասին: Գոյություն ունեն երեք կարևոր բաներ, որոնք պետք է հաշվի առնել նախքան SOP գրելը.
   • Ի՞նչ գիտի արդեն ձեր հանդիսատեսը: Ձեր հասարակությունը ծանո՞թ է կազմակերպությանը և դրա ընթացակարգերին: Նրանք տերմինաբանություն գիտե՞ն: Ձեր օգտագործած լեզուն պետք է համապատասխանի ընթերցողի գիտելիքներին և ներդրմանը:
   • Ձեր հանդիսատեսի լեզվական ունակությունները, Հնարավո՞ր է, որ կան մարդիկ, ովքեր չեն խոսում ձեր լեզվով, եթե կարդում են ձեր SOP- ը: Եթե ​​այդպես է, լավ գաղափար է ներառել վերնագրերով և գծապատկերներով պատկերներ:
   • Ձեր լսարանի չափը: Եթե ​​ձեր SOP- ը միաժամանակ կարդում են շատ մարդիկ (տարբեր դերերում), դուք պետք է փաստաթուղթը կարգավորեք որպես ներկայացման երկխոսություն. Օգտվողը 1-ը ինչ-որ բան է անում, ապա օգտագործողը 2-ը և այլն: Այս եղանակով յուրաքանչյուր օգտվող կարող է տեսնել, թե ինչպես է նա սահուն կերպով աշխատող մեքենայում ատամնավոր:
3. Մտածեք «ձեր» գիտելիքների մասին: Եզրակացությունը հետևյալն է. Արդյո՞ք դուք ճիշտ մարդն եք, որ այն գրի առնելու: Հասկանու՞մ եք ինչի մասին է խոսքը: Ինչպե՞ս կարող է սխալվել: Ինչպե՞ս պետք է ապահով լինի: Եթե ​​ոչ, ապա ավելի լավ է աշխատանքը հանձնեք մեկ ուրիշի: Վատ գրված կամ ավելի վատ, սխալ գրված SOP- ը ոչ միայն հանգեցնում է արտադրողականության նվազման և կազմակերպչական ձախողումների, այլև կարող է լինել անապահով և ազդել ձեր թիմից սկսած շրջակա միջավայրի վրա: Մի խոսքով, դա ռիսկ չէ, որը ցանկանում եք վերցնել:
   • Եթե ​​դա նախագիծ է, որը ձեզ պարտավորված եք համարում կատարել, մի վախեցեք օգնություն խնդրել նրանցից, ովքեր ամեն օր զբաղվում են ընթացակարգով: Հարցազրույցների անցկացումը SOP- ի ստեղծման գործընթացի ընդհանուր մասն է:
4. Ընտրեք կարճ կամ երկար SOP- ի միջև: Եթե ​​դուք գրում եք կամ թարմացնում եք SOP- ը մի խումբ մարդկանց համար, ովքեր ծանոթ են արձանագրությանը, տերմինաբանությանը և այլն, և պարզապես ուզում են կարճ և հակիրճ SOP, օրինակ `ստուգման ցուցակ, կարող եք այն կարճ պահել:
   • Ընդհանուր օբյեկտի և այլ համապատասխան տեղեկատվության (ամսաթիվը, հեղինակը, նույնականացման համարը և այլն) բացի, այն պարունակում է միայն քայլերի ցուցակ: Եթե ​​այլ մանրամասներ կամ պարզաբանումներ անհրաժեշտ չեն, դա բավարար է:
5. Հիշեք SOP- ի նպատակը: Հասկանալի է, որ գործ ունեք մի ընթացակարգի հետ, որը բազմիցս կրկնվում է ձեր կազմակերպության մեջ: Բայց կա՞ որևէ առանձնահատուկ պատճառ, որ այս SOP- ն այդքան արժեքավոր է: Պե՞տք է դրանում շեշտել անվտանգությունը: Համապատասխանության միջոցներ Այն օգտագործվում է դասընթացների՞ համար, թե՞ ամեն օր: Ահա մի քանի պատճառ, թե ինչու ձեր SOP- ն անհրաժեշտ է ձեր թիմի հաջողության համար.
   • Ապահովելու համար, որ համապատասխանության ստանդարտները բավարարվեն
   • Արտադրության պահանջներն առավելագույնի հասցնելու համար
   • ապահովել, որ ընթացակարգը բացասաբար չի ազդի շրջակա միջավայրի վրա
   • Անվտանգությունն ապահովելու համար
   • Համոզվելու համար, որ ամեն ինչ ընթանում է ըստ ժամանակացույցի
   • Արտադրության արատներից խուսափելու համար
   • Որպես ուսումնական փաստաթուղթ օգտագործելու համար
     • Իմանալով, թե ինչն է շեշտը դնել ձեր ԳՍ-ում, ավելի հեշտ կդարձնի փաստաթղթի կառուցումը այդ կետերի շուրջ: Ավելի հեշտ է նաև տեսնել, թե որքան կարևոր է ձեր SOP- ը:

Մաս 3-ից 2-ը. Ձեր SOP- ը գրելը

1. Նկարագրեք անհրաժեշտ նյութը: Տեխնիկական ԳՍ-ն, ընդհանուր առմամբ, «բացի» բուն ընթացակարգից, բաղկացած է չորս տարրերից.
   • Վերնագիր, Սա պարունակում է 1) ընթացակարգի անվանումը, 2) ԳՇ նույնականացման համարը, 3) թողարկման կամ փոփոխման ամսաթիվը, 4) ընկերության անվանումը, բաժինը կամ ստորաբաժանումը, որին վերաբերում է ԳՍ-ն և 5) ստորագրությունները նրանց կողմից, ովքեր պատրաստել և հաստատել են ԳՇ-ն: Այս էջը կարող եք կարգավորել այնպես, ինչպես ցանկանում եք, քանի դեռ այդ տեղեկատվությունը պարզ է:
   • Ցուցիչ, Դա անհրաժեշտ է միայն այն դեպքում, երբ ձեր SOP- ը երկար է, այնպես որ հեշտությամբ կարողանաք զննել այն: Պարզ ստանդարտ տեղադրումն այն է, ինչ ձեզ հարկավոր է այստեղ:
   • Որակի և որակի վերահսկում, Գործընթացը լավ չէ, եթե այն հնարավոր չէ ստուգել: Համոզվեք, որ անհրաժեշտ նյութն ու մանրամասները մատչելի ունեք, որպեսզի ընթերցողը կարողանա ստուգել, ​​թե արդյոք ցանկալի արդյունքը ձեռք է բերվել: Սա կարող է լինել այլ փաստաթղթերի տեսքով, ինչպիսիք են, օրինակ, գնահատման օրինակները:
   • Տեղեկանք, Համոզվեք, որ ունեք բոլոր մեջբերված կամ վկայակոչված տեղեկատու գրքերի ցուցակ: Այլ ԳՍ-ներին դիմելիս համոզվեք, որ անհրաժեշտ տեղեկությունները ներառված են հավելվածում:
     • Հնարավոր է ՝ ձեր կազմակերպությունը սրանցից բացի օգտագործի այլ արձանագրություններ: Եթե ​​կարող եք վկայակոչել արդեն գոյություն ունեցող ԳՍ-ները, բաց թողեք այս կառուցվածքը և հավատարիմ մնացեք այնտեղ եղածին:
2. Բուն ընթացակարգում համոզվեք, որ հավատարիմ եք հետևյալին.
   • Շրջանակը և կիրառելիությունը, Այլ կերպ ասած, նկարագրիր գործընթացի նպատակը, դրա սահմանները, բայց նաև, թե ինչպես է այն գործածվելու: Ավելացրեք ստանդարտներ, կանոնակարգեր, դերեր և պարտականություններ, և ներդրում և արդյունք:
   • Մեթոդաբանություն և ընթացակարգեր Սա ոսկորների միսն է. Թվարկեք բոլոր քայլերը, ներառյալ անհրաժեշտ մանրամասները և ներառյալ բոլոր անհրաժեշտ սարքավորումները: Ներառեք հետագա ընթացակարգերը և որոշման գործոնները:Բացահայտեք «ինչ ... եթե» կետերը և ցանկացած հնարավոր խախտումներ կամ անվտանգության խնդիրներ:
   • Տերմինաբանության պարզաբանում, Որոշեք հապավումներն ու արտահայտությունները, որոնք ընդհանուր լեզվով չեն:
   • Առողջության և անվտանգության նախազգուշացումներ, Նշեք դրանք առանձին գլխում և նշեք նաև այն քայլերի կողքին, որոնց վերաբերում են: Մի մանրացրեք այս բաները.
   • Սարքավորումներ և պարագաներ Նշեք, թե ինչ է անհրաժեշտ, և որ սարքավորումների կամ սարքավորումների ստանդարտները կարող եք գտնել երբ և որտեղ:
   • Arnգուշացումներ և խնդիրներ, Այսպիսով, խնդիրների բաժինը: Խոսեք այն ամենի մասին, ինչը կարող է սխալ լինել, ինչ փնտրել, և ինչը կարող է խնդիր լինել վերջնական, կատարյալ ապրանքի համար:
     • Յուրաքանչյուր թեմայի համար տվեք իր գլուխը (սովորաբար համարակալված), որպեսզի ձեր SOP- ը չափազանց լեզվական և շփոթեցնող չլինի և իրերը հասանելի լինեն:
     • Սա սպառիչ ցուցակ չէ. սա ընդամենը ընթացակարգային այսբերգի գագաթն է: Ձեր կազմակերպությունը կարող է նշել, թե որ այլ ասպեկտներն են ուշադրություն պահանջում:
3. Ձեր գրվածքները համառոտ և հեշտ ընթերցեք: Հնարավոր է ՝ ձեր հանդիսատեսը զվարճանքի համար չի կարդում դրանք: Շարունակեք այն կարճ և քաղցր, հակառակ դեպքում դուք կկորցնեք ուշադրությունը, կամ նրանց համար փաստաթուղթը դժվար է ընկալվել և դժվար է ընկալվել: Ձեր նախադասությունները հնարավորինս կարճ պահեք:
   • Ահա մեկը վատ օրինակՕգտագործելուց առաջ համոզվեք, որ հեռացրեք ամբողջ փոշին օդային մուտքերից:
   • Ահա մեկը լավ օրինակ "Օգտագործելուց առաջ փոշեկուլով փոշեկուլեք օդային մուտքերից:
   • Ընդհանրապես, մի ​​խոսեք «դուք» -ի մասին: Դա ինքնին խոսում է: Ակտիվորեն խոսեք և սկսեք ձեր նախադասությունները հրամայականով:
4. Անհրաժեշտության դեպքում հարցազրույց վերցրեք գործընթացում ներգրավված աշխատակիցներից, թե ինչպես են նրանք կատարում աշխատանքը: Վերջին բանը, որ ցանկանում եք ՝ գրել SOP, որն ուղղակի իմաստ չունի: Դուք վտանգում եք ձեր թիմի անվտանգությունը, արդյունավետությունն ու ժամանակը և հաշվի չեք առնում արդեն օգտագործված ընթացակարգերը, ինչը ձեր գործընկերները չեն շնորհակալություն հայտնում: Անհրաժեշտության դեպքում հարցեր տվեք: Դա պետք է արվի ճիշտ:
   • Եթե ​​բաները անհասկանալի են, խնդրեք տարբեր մարդկանց բերել բոլոր դերերն ու պարտականությունները: Թիմի մի անդամ կարող է չպահպանել SOP- ը, իսկ մյուսը կարող է ներգրավվել միայն որոշ գործողությունների մեջ:
5. Դիագրամներով և հոսքային գծապատկերներով տեքստի մեծ կտորներ բաժանեք մասերի: Եթե ​​գործ ունեք մեկ կամ երկու քայլերի հետ, որոնք հատկապես բարդ են, կարող եք հեշտացնել ձեր ընթերցողների համար գծապատկերով կամ գծապատկերով: Այն ավելի հեշտ է ընթերցվում, և այն միտքը տալիս է ընդմիջում ամեն ինչ հասկանալու բոլոր ջանքերից: Եվ ձեզ թվում է, որ այն ավելի ամբողջական ու լավ գրված է:
   • Մի օգտագործեք դրանք պարզապես համեմելու կամ ձեր SOP- ն ավելի տպավորիչ տեսք տալու համար. դա արեք միայն այն դեպքում, եթե դա իմաստ ունի, կամ եթե փորձում եք հաղթահարել լեզվական արգելքը:
6. Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր էջ ունի ճիշտ կոդավորում: Ձեր SOP- ն, անկասկած, շատ SOP- ներից մեկն է: Այդ պատճառով ձեր կազմակերպությունը պետք է պահպանի տվյալների բազայի մի տեսակ, որում ամեն ինչ պահվում է ՝ ելնելով որոշակի ինդեքսավորման համակարգից: Ձեր SOP- ը այդ ինդեքսավորման մի մասն է, ուստի վերականգնման համար անհրաժեշտ է կոդավորման որոշակի ձև: Այդ պատճառով այն պետք է հստակ շարադրվի:
   • Յուրաքանչյուր էջ պետք է ունենա կարճ վերնագիր կամ նույնականացման համար, ամսաթիվ և էջի համար: Ձեզ կարող են անհրաժեշտ լինել ծանոթագրություններ; դա կախված է այս կետի վերաբերյալ ձեր կազմակերպության քաղաքականությունից:

3-րդ մաս 3-րդ. Հաջողության և ճշգրտության ապահովում

1. Փորձեք ընթացակարգը: Եթե ​​չեք ցանկանում ստուգել ձեր ընթացակարգը, հավանաբար, բավականաչափ լավ չեք գրել: Խնդրեք գործընթացին «սահմանափակ հասկացող» ունեցող մեկին (կամ ընդհանուր ընթերցողի ներկայացուցիչ մեկին) օգտագործել ձեր SOP- ն ու առաջնորդվել դրանով: Ի՞նչ խնդիրների են բախվում: Եթե ​​այդպիսիք կան, դուք պետք է դիմեք նրանց և կատարեք անհրաժեշտ ճշգրտումներ:
   • Լավագույնն այն է, որ ձեր SOP- ը փորձարկվի մի քանի մարդու կողմից: Տարբեր մարդիկ բախվում են տարբեր իրերի, ինչը ձեզ շատ (հուսով եմ օգտակար) պատասխաններ կտա:
   • Համոզվեք, որ ընթացակարգը փորձարկվում է մեկի կողմից, ով այն երբեք չի արել: Նախապես գիտելիք ունեցող մեկը պատրաստվում է հույսը դնել դրա վրա `առաջ ընկնելու, և ոչ թե առաջին հերթին ձեր աշխատանքի վրա, որպեսզի այն չկորցնի իր հետքը:
2. Գնահատեք SOP- ը նրանց կողմից, ովքեր իրականում կատարում են ընթացակարգը: Ի վերջո դա նշանակություն չունի իսկապես ինչ են մտածում ձեր ղեկավարները SOP- ի մասին: Դա այնտեղ եղողների մասին է իրականում ստիպված են համագործակցել Այսպիսով, նախքան այն վերին հարկի ղեկավարներին ուղարկելը, ձեր գրչի պտուղը ցույց տվեք նրանց, ովքեր կկատարեն կամ արդեն կատարելու են աշխատանքը: Գտեք ինչ նա դրա՞
   • Նրանց ներգրավելով և գործընթացի մաս դարձնելով `նրանք, ամենայն հավանականությամբ, ընդունում են այս ԳՍ-ն: Եվ նրանք անկասկած ունեն մի քանի հիանալի գաղափարներ:
3. Ձեր SOP- ը ստուգեք ձեր խորհրդատուների և որակի վերահսկողության բաժնի կողմից: Երբ թիմը լավ լինի, կարող եք այն փոխանցել ձեր խորհրդականներին: Նրանք գուցե ավելի քիչ բան ունենան բուն աշխատանքի մասին, բայց նրանք ձեզ կտեղեկացնեն կարգաբերումը կարգին է, եթե ինչ-որ բան մոռացել եք, և նրանք ձեզ կտեղեկացնեն, թե ինչպես ամեն ինչ դարձնել պաշտոնական և համակարգի մաս:
   • Փաստաթղթի հաստատում ստանալու համար օգտագործեք երթուղղման պաշտոնական համակարգեր, որպեսզի վստահ լինեք, որ հաստատելու գործընթացը պատշաճ կերպով դուրս է գրված: Սա տարբերվում է կազմակերպությունից կազմակերպություն: Դուք պարզապես ուզում եք համոզվել, որ յուրաքանչյուրն ասել է իր խոսքը և հետևել բոլոր կանոններին:
   • Տակը պետք է լինի ստորագրություն: Ընկերությունների մեծ մասն այլևս խնդիրներ չունի էլեկտրոնային ստորագրությունների հետ:
4. Սկսեք օգտագործել ձեր SOP- ը, այն հաստատելուց անմիջապես հետո: Գուցե նախ անհրաժեշտ է դասընթաց կազմակերպել ներգրավված աշխատակիցների համար, բայց դա կարող է նաև նշանակել, որ ձեր թուղթը կախված է զուգարանից: Եղեք այդպիսին, համոզվեք, որ ձեր գործն օգտագործված է: Դու արեցիր դա. Aամանակն է մի փոքր ճանաչման:
   • Համոզվեք, որ ձեր SOP- ը արդիական է: Եթե ​​դա արդեն այդպես չէ, անմիջապես կազմակերպեք թարմացում, համոզվեք, որ թարմացումները հաստատված և փաստաթղթավորված են և կրկին ուղարկեք SOP: Ձեր թիմի անվտանգությունը, արտադրողականությունն ու հաջողությունը կախված են դրանից:

Խորհուրդներ

• Ուղղակի օգտագործեք հոլանդերեն ՝ քայլերը բացատրելու համար:
• Մի մոռացեք հնարավորության դեպքում ներգրավել շահագրգիռ կողմերի, որպեսզի գրավոր գործընթացը համապատասխանի բուն գործընթացին:
• Ստուգեք SOP- ի հին տարբերակի առկայությունը: Գուցե դուք կարողանաք սահմանափակվել մի քանի արագ շտկումներով: Համոզվեք, որ դրանք նույնպես պատշաճ կերպով փաստաթղթավորեցիք:
• Յուրաքանչյուր նոր տարբերակի հետ ունենալ փաստաթղթերի պատմություն:
• Օգտագործեք հոսքի գծապատկերներ և պատկերներ, որպեսզի ընթերցողը կարողանա պատշաճ կերպով հետևել գործընթացին:
• Ուշադրություն դարձրեք պարզությանը: Համոզվեք, որ բազմակի մեկնաբանություններ հնարավոր չեն: Showույց տվեք ընթացակարգը անծանոթ մեկին և հարցրեք, թե ինչ են մտածում. Դուք դեռ կարող եք անակնկալների առջև կանգնել:
• Ստուգեք ձեր փաստաթուղթը նախքան այն հաստատելը: