Ինչպես գրել բիզնես նամակ ձեր հաճախորդներին

Տեսանյութ: ЛЮБОВЬ С ДОСТАВКОЙ НА ДОМ (2020). Романтическая комедия. Хит

Բովանդակություն

Քայլեր
2 -րդ մաս 2 -ից. Գործնական նամակի ձևաչափ
2 -րդ մաս 2 -ից. Ինչպես գրել բիզնես նամակ
Խորհուրդներ

Եթե դուք ունեք ձեր սեփական բիզնեսը, ապա, ամենայն հավանականությամբ, դուք պետք է բիզնես նամակներ գրեք ձեր հաճախորդներին: Նպատակները կարող են տարբեր լինել ՝ տեղեկացնել նոր իրադարձությունների կամ պայմանների մասին, ընկերության անունից պատասխանել հաճախորդների բողոքներին: Անկախ գրելու պատճառներից ՝ կարևոր է մշտապես պահպանել մասնագիտական երանգն ու գործարար ոճը:

Քայլեր

2 -րդ մաս 2 -ից. Գործնական նամակի ձևաչափ

1 Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ գլխագիր: Գործնական նամակը ներկայացնում է ձեր ընկերությունը: Այս առումով նամակը պետք է ունենա համապատասխան ձև: Բացի այդ, մի մոռացեք օգտագործել ձեր ընկերության լոգոն կամ ապրանքանիշը:
- Դուք կարող եք ստեղծել տառերի վերնագիր ՝ օգտագործելով Microsoft Word- ի պատրաստի գունավոր ձևանմուշներ: Օգտագործեք իրական ընկերության լոգոն կամ ապրանքանիշը:
2 Բացեք տեքստային խմբագիր: Բոլոր ընկերության բիզնես նամակները միշտ պետք է մուտքագրվեն համակարգչի վրա:
- Ստեղծեք նոր փաստաթուղթ և սահմանեք լուսանցքները 2,54 սանտիմետր:
- Օգտագործեք մի շարք տառատեսակներ, ինչպիսիք են Times New Roman- ը, Georgia- ն կամ Arial- ը: Այսպիսով, տառատեսակի չափը պետք է լինի ոչ ավելի, քան 12, բայց ոչ պակաս, քան 10 -ը: Տառատեսակի տեսակը կամ չափը չպետք է բացասաբար ազդի տառի ընթերցանության վրա:
- Օգտագործեք մեկ տողի տարածություն:
3 Անհատականացրեք բլոկի ձևը: Արգելափակման ձևը բիզնես տառերի ամենատարածված ձևն է: Այն նաև ամենահեշտն է կարգավորել և հետևել: Յուրաքանչյուր տարր մնում է հիմնավորված և առանձնացված մեկ տարածությամբ: Էջից վերևից ներքև, գործնական նամակը պետք է պարունակի հետևյալ կետերը.
- Այսօրվա ամսաթիվը կամ նամակի ուղարկման ամսաթիվը: Մի մոռացեք ներառել ամսաթիվը, քանի որ այն օգտագործվում է ուղարկողի և ստացողի հաշվապահական հաշվառման, ինչպես նաև օրինական նպատակների համար: Նշեք ճշգրիտ ամսաթիվը:
- Ուղարկողի հասցեն: Սա ձեր հասցեն է ստանդարտ ձևաչափով: Եթե ձեր հասցեն արդեն նշված է նամակի վերնագրում, ապա կարող եք բաց թողնել այս քայլը:
- Ելքային հասցե: Մուտքագրեք նամակ ստացողի անունը և հասցեն: Դուք կարող եք օգտագործել «Վարպետ» կամ «Տիրուհի» հասցեն: Այսպիսով, եթե ստացողը Նինա Սերովան է, ապա կարող եք գրել և՛ «Տիկին Նինա Սերովա», և՛ «Նինա Սերովա»:
- Բարեւներ: Կարող եք գրել «Հարգելի տիկին Սերովա» կամ «Հարգելի Նինա Սերովա»: Եթե վստահ չեք, թե ով է կարդալու նամակը, գրեք «Սիրելի՛ պարոնայք»: Կա նաև «Ի գիտություն բոլոր շահագրգիռ կողմերի» տարբերակը, սակայն այն պետք է թողնել որպես վերջին միջոց, եթե հասցեատերն անհայտ է:
- Նամակի հիմնական մարմինը: Այս հատվածը ավելի մանրամասն կքննարկվի հաջորդ բաժնում:
- Վերջնական մասը և ստորագրությունը: Գրեք ՝ «Հարգանքներով», կամ ՝ «Լավագույն մաղթանքներ»:

2 -րդ մաս 2 -ից. Ինչպես գրել բիզնես նամակ

1 Սահմանեք ձեր թիրախային լսարանը: Նամակի տոնայնությունը միշտ պետք է մնա պրոֆեսիոնալ ՝ անկախ հանդիսատեսից, բայց բառերի և լեզվական միջոցների ընտրությունը կախված է նամակի հասցեատիրոջից: Եթե նամակը այլ ընկերության կադրերի բաժնի համար է, ապա պետք է ավելի պաշտոնական լեզու օգտագործել: Երբ դիմում եք կոնկրետ հաճախորդի, կարող եք դիմել ոչ պաշտոնական և պարզ լեզվի:
- Դա նաև կօգնի խուսափել թյուրիմացություններից: Մի օգտագործեք ընթերցողի համար անհասկանալի տերմիններ: Օրինակ, հաճախորդները կարող են չգիտեն ձեր ընկերության տիեզերական ծրագրի համար օգտագործվող հապավումները, ուստի դրանք մի օգտագործեք ձեր նամակում:
- Բիզնես գրելու ամենակարևոր կանոնն այն է, որ տեքստը պետք է լինի հստակ, հակիրճ և քաղաքավարի:
2 Առաջին տողում նշեք նամակի նպատակը: Հաշվի առեք նամակի նպատակը: Wantանկանու՞մ եք տրամադրել գրասենյակի նոր հասցե: Հիշեցնե՞ք հաճախորդին պարտքի մասին: Պատասխանե՞լ բողոքին: Հիշեք սա, երբ անհրաժեշտ է գրել նամակի առաջին նախադասությունը: Մի օգտագործեք անորոշ ձևակերպումներ և անմիջապես անցեք բուն թեմային:
- Գրեք առաջին դեմքով, եթե արտահայտեք ձեր կարծիքը որպես ընկերության սեփականատեր: Գրեք երկրորդ անձով, եթե դիմում եք ընկերության կամ կազմակերպության անունից:
- Օգտագործեք միանշանակ հայտարարություն, օրինակ ՝ «Մենք սույնով տեղեկացնում ենք ձեզ» - կամ. «Սրանով մենք ցանկանում ենք իմանալ հետևյալը»: Գրեք առաջին դեմքով, եթե դիմում եք որպես ընկերության սեփականատեր, օրինակ ՝ «Ես ուզում եմ կապվել ձեզ հետ», կամ - «Վերջերս ես սովորեցի ...
- Օրինակ, դուք (ընկերության սեփականատերը) ցանկանում եք Նինա Սերովային տեղեկացնել մեկ ամսվա պարտքի մասին: Ձեր նամակը սկսեք այսպես. «Likeանկանում եմ տեղեկացնել, որ 2015 թվականի մարտ ամսվա դրությամբ ձեր հաշվին պարտք կա»:
- Եթե դուք ընկերության աշխատակից եք և պատասխանում եք ձեր ընկերության տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ հաճախորդների բողոքին, սկսեք այսպես. «Մենք ստացանք ձեր մեկնաբանությունները Մարսի գաղութացման մեր ծրագրի վերաբերյալ»:
- Երբեմն պետք է ընթերցողին ասել, որ նա հաղթել է մրցույթում կամ տեղ է ստացել ուսումնական հաստատությունում: Սկսեք այսպես. «Ուրախ եմ տեղեկացնել ...», - կամ. «Ուրախ ենք տեղեկացնել ...»:
- Եթե ձեզ անհրաժեշտ է վատ լուր հաղորդել, սկսեք այս արտահայտությամբ. «Regretավով հայտնում ենք ձեզ ...», - կամ. «Մանրակրկիտ քննարկումից հետո որոշվեց ...»:
3 Օգտագործեք վավեր ձայն: Պաշտոնական խոսքում հաճախ օգտագործվում է պասիվ ձայնը, սակայն այն կարող է տառի տեքստը դարձնել միապաղաղ կամ անհասկանալի: Վավեր ձայնը թույլ է տալիս տեղեկատվությունը փոխանցել որոշիչ տոնով:
- Պասիվ ձայնի օրինակ. «Ի՞նչ քայլեր կարող են ձեռնարկվել»: Այս դեպքում «քայլեր» առարկան գործողությունը կատարողը չէ, այլ ինքն է զգում գործողությունը:
- Վավեր ձայնի օրինակ. «Ի՞նչ քայլեր կարող ենք ձեռնարկել»: Այս տարբերակում օգտագործվում է ակտիվ ձայն, որը թույլ է տալիս հստակ և հստակ փոխանցել միտքը:
- Երբեմն պասիվ ձայնը թույլ է տալիս փոխանցել ձեր հաղորդագրությունը և շատ ուշադրություն չդարձնել սխալի կամ անհրապույր փաստի վրա: Օգտագործեք այն միայն այս դեպքում: Սովորաբար նախընտրելի է վավեր ձայնը:
4 Հղում նախորդ իրադարձություններին կամ ընթերցողի հետ հաղորդակցությանը: Հավանաբար, պարտքի մասին նախկինում տեղեկացրել եք Նինա Սերովային: Ձեր տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ ընթերցողը կարող էր իր դժգոհությունը հայտնել վերջին համաժողովին: Եթե արդեն շփվել եք, ապա հիշեցրեք այս փաստի մասին: Ընթերցողը կկարողանա հիշել կարևոր մանրամասներ, և ձեր նամակը կլինի շատ ավելի կարևոր և հրատապ:
- Օգտագործեք արտահայտություններ, ինչպիսիք են.
5 Հարցրեք կամ օգնություն առաջարկեք: Քաղաքական խնդրանքով դրեք դրական երանգ կամ օգնության տեսքով համագործակցություն առաջարկեք:
- Ենթադրենք, դուք ընկերություն ունեք և ցանկանում եք հաճախորդին համոզել պարտքը վճարելու համար: Օգտագործեք «Ես երախտապարտ կլինեմ ձեր օգնության և անհապաղ վճարման համար» արտահայտությունը:
- Եթե դուք գրում եք ընկերության անունից, օգտագործեք արտահայտությունը. «Մենք կցանկանայինք ձեզ համար անձնական հանդիպում կազմակերպել մեր կադրերի կառավարչի հետ»:
- Նաև առաջարկեք պատասխանել բոլոր հնարավոր հարցերին և փարատել ընթերցողի կասկածները: Օրինակ. «Ուրախ կլինենք պատասխանել ձեր ցանկացած հարցին կամ վերացնել վճարման վերաբերյալ որևէ կասկած», կամ. «Doանկանու՞մ եք ավելի մանրամասն իմանալ մեր ծրագրի մասին»:
6 Լրացրեք նամակը: Օգտագործեք գործողությունների կոչ ձեր կամ հաճախորդի կողմից: Սա կարող է լինել պարտքը որոշակի ժամկետում մարելու կամ հաճախորդի հետ հանդիպում կազմակերպելու առաջարկ:
- Գրեք առաջարկ ՝ ապագայում հաղորդակցվելու հույսով. «Անհամբերությամբ սպասում ենք ձեզ հաջորդ շաբաթ բյուջետային հանդիպմանը», կամ. ... »
- Նշեք, եթե նամակին կցված են փաստաթղթեր: Ավելացրեք մի արտահայտություն, ինչպիսին է ՝ «Մենք ձեզ ուղարկում ենք անցյալ ամսվա հաշիվ -ապրանքագիր», կամ. «Նամակին կցվում է տիեզերական ծրագրի պատճենը»:
- Վերջում օգտագործեք փակման արտահայտություն: Հաճախորդների համար լավագույնն է գրել ՝ «Հարգանքներով», կամ ՝ «Լավագույն մաղթանքներ»:
- Օգտագործեք «Հարգանքներ» ձևակերպումը օտարներին ուղղված պաշտոնական նամակներում:
- Գրեք. «Ամենայն բարիք», եթե ճանաչում եք կամ համագործակցում եք որևէ անձի հետ:
7 Ուղղեք սխալները. Formatիշտ ձևաչափումն ու ձևակերպումը որևէ դեր չեն խաղա, եթե տառի մեջ առկա են քերականական սխալներ:
- Փորձեք գտնել պասիվ ձայնի բոլոր դեպքերը և կատարել համապատասխան ճշգրտումներ:
- Ուշադրություն դարձրեք երկար և շփոթեցնող նախադասություններին: Գործնական նամակում գործում է «Ավելի լավ ՝ ավելի լավ» կանոնը, ուստի երկար նախադասությունները պետք է անտեսվեն: