Հեղինակ:
Frank Hunt
Ստեղծման Ամսաթիվը:
17 Մարտ 2021
Թարմացման Ամսաթիվը:
1 Հուլիս 2024
Բովանդակություն
- Քայլել
- 3-րդ մաս 1-ը ՝ կայքը դիտելը
- 3-րդ մաս 2-րդ. Գրեք էլ
- 3-րդ մաս. Մնացեք քաղաքավարի
- Arnգուշացումներ
Որոշ մարդիկ դժվարանում են նամակ ուղարկել ընկերության հաճախորդների սպասարկման բաժին: Ինչպե՞ս եք այդպիսի նամակ կազմում էլեկտրոնային փոստի տեսքով, երբ դրանք իրոք անցյալում էին թղթի վրա: Ի՞նչ տեսակներ կամ արձանագրություններ են կիրառվում հաճախորդների ծառայությանը հարց ուղղելիս: Չնայած դա տարբեր է ըստ արդյունաբերության, տարածաշրջանի և մշակույթի, կան մի շարք ընդհանուր ուղեցույցներ ՝ ապահովելու համար, որ ձեր էլ. Փոստը պատշաճ կերպով ստանա հաճախորդների սպասարկումը:
Քայլել
3-րդ մաս 1-ը ՝ կայքը դիտելը
Փնտրեք պատասխանը: Նախքան ընկերության հաճախորդների սպասարկման թիմին նամակ գրելը, համոզվեք, որ պատասխանը միայն կայքում չէ: Շատ ընկերություններ հաճախ տեղադրվող հարցերի պատասխանները տեղադրում են իրենց կայքի հատուկ էջում, սովորաբար «ՀՏՀ» կամ «Հաճախակի տրվող հարցեր» խորագրի ներքո: - Դուք սովորաբար կարող եք գտնել այս էջերը ՝ ոլորելով մինչև էջի ներքևը և այնուհետև կտտացնելով «Կապ» կամ «Հաճախորդների սպասարկում»:
Գտեք «Հաճախորդների սպասարկում» էջը: Եթե կայքի ներքևում հղում չեք տեսնում, կարող եք երբեմն գտնել էջը ՝ բառը մուտքագրելով որոնման դաշտում: Հիմնական էջի գլխավոր վերին անկյունում սովորաբար կտեսնեք դաշտ ՝ խոշորացույցի պատկերակով: Մուտքագրեք այնպիսի արտահայտություններ, ինչպիսիք են «հաճախորդների սպասարկումը» կամ «կապը», ապա սեղմեք enter: - «Կապ» էջը սովորաբար պարունակում է էլ. Փոստի ձև, որտեղ հաճախորդները կարող են բողոքներ կամ մեկնաբանություններ գրել:
- Ստուգեք այս էջը ՝ տեսնելու ուղարկված հաղորդագրության պատճենը, թե ոչ: եթե ոչ, որոնեք կայքում էլեկտրոնային հասցե, որը կարող եք ձեռք բերել ձեր անձնական էլփոստի հաշվից, որպեսզի նամակագրության ապացույց ունենաք:
- «Կապ» էջը սովորաբար պարունակում է էլ. Փոստի ձև, որտեղ հաճախորդները կարող են բողոքներ կամ մեկնաբանություններ գրել:
Օգտագործեք որոնման վանդակը: Որոնեք այն թեման, որի վերաբերյալ ցանկանում եք հարց տալ, նույն պատուհանում, որով հաճախորդների ծառայության էլ. Փոստի հասցեն եք գտել: Եթե այս թեման եք որոնում կամ հարցականի տակ եք դնում, կարող եք գտնել պատասխանը ՝ առանց նամակ ուղարկելու անհրաժեշտության: - Սա նաև կարևոր է, եթե ուզում եք խելացի թվալ, երբ նամակ եք ուղարկում: Եթե ինչ-որ բան եք հարցնում, երբ պատասխանն արդեն հստակ նշված է կայքում, նրանք կարող են հաճախորդների սպասարկմանը մտածել, որ դուք պահանջկոտ և ծույլ եք, ուստի `անշահավետ:
- Դիտեք նաև հաճախ տրվող հարցերը (FAQ): Հաճախ այն հարցը, որը ցանկանում եք տալ, արդեն ներառված է հաճախ տրվող հարցերի մեջ: Այդ պատճառով կայքերի մեծ մասում կա նաև նման էջ ՝ հաճախորդների սպասարկման էլեկտրոնային նամակները նվազագույնի հասցնելու համար:
Վերանայել ընկերության քաղաքականությունը: Եթե որոնման տուփի կամ ՀՏՀ-ի միջոցով չկարողանաք գտնել ձեր հարցի պատասխանը, դուք դեռ կարող եք որոնել «Մեր մասին» էջում կամ վերադարձի քաղաքականության մեջ: Կրկին պտտվեք կայքի ներքևում և տեսեք, թե որ հղումներ կան: Փնտրեք հղում, որը կարող է պարունակել ձեր հարցի պատասխանը ՝ մեր մասին, պատվեր և առաքում, վերադարձ, երաշխիք և վերանորոգում և այլն: - Չնայած այս հղումների վրա չեք կարող գտնել պատասխանը, այնուամենայնիվ, կարող է օգտակար լինել թերթել էջերը, որպեսզի կարողանաք գտնել լրացուցիչ տեղեկություններ ընկերության վերաբերյալ, որոնք կարող եք օգտագործել ձեր էլ.
3-րդ մաս 2-րդ. Գրեք էլ
Որոշեք ՝ դա բողոք է, թե հաճոյախոսություն: Հաճախորդների սպասարկման բոլոր հաղորդագրությունները չպետք է լինեն բողոքներ կամ հարցեր: Գուցե ցանկանում եք շնորհակալություն հայտնել նրանց լավ ծառայության համար: Դրական էլ.փոստերը նույնպես ողջունելի են, ինչպես նաև հարցերով նամակները: - Փաստ է, որ երբեմն ավելի արագ և ավելի անմիջական է բողոք հայտնել հեռախոսով: Էլ.փոստը ավելի լավ է աշխատում ՝ ձեր երախտագիտությունը հայտնելու կամ միանգամից պատասխան չպահանջող հարց տալու համար, բայց եթե ուզում եք անմիջապես լուծել խնդիրը, զանգահարեք:
Գրիր հստակ թեմա: Համոզվեք, որ էլ.փոստի թեման պարզ է և իմաստալից: Դուք ցանկանում եք, որ հաճախորդների ծառայության ներկայացուցիչը նախ տեսնի ձեր էլ. Փոստը, այնպես որ դուք ավելի արագ եք ստանում պատասխան: Նյութը կարճ պահեք, համոզվեք, որ այն հակիրճ ամփոփում է ձեր էլ. Փոստը և որ աշխատակցուհին իրեն հարկադրված է արագ բացելու էլ. - Օրինակ ՝ «Շունը կերավ երաշխիքային քարտ ՝ փոխարինման կարիք ունի»
Սկսեք ողջույնից: Երբ լավ թեմա եք մտել, հաջորդ քայլը հաճախորդների ծառայության ներկայացուցչին ողջունելն է: Միանգամից մի սկսեք ձեր խնդրից: Դու հաճելիորեն ինչ-որ մեկին հեռախոսով ես ողջունում, այնպես չէ՞: Դա կարող է լինել մի բան, ինչպիսին «Հաճախորդների լավագույն ծառայությունն է»: - Փորձեք անուն գտնել ՝ ձեր ողջույնին ավելացնելու համար: Ավելի փոքր ընկերություններում հաճախորդների սպասարկման ներկայացուցիչների անունները երբեմն նշվում են կայքում, այնպես որ դրանց օգտագործմամբ ձեր հաղորդագրությունն ավելի անհատական կդառնա, որի հետ աշխատելը կդառնա ավելի հաճելի:
- Ողջույնը կարող եք ավարտել ստորակետով կամ երկու կետով: Հարգելի հաճախորդների սպասարկում կամ Լավագույն հաճախորդների սպասարկում.
Մնացեք գրելու ստանդարտ մեթոդներին: Ստացեք աշխատողի հարգանքը `օգտագործելով գրելու ստանդարտ մեթոդներ: Մի տպեք ամեն ինչ մեծատառով և մի օգտագործեք չափազանց մեծ կամ հաստ տառատեսակներ: Օգտագործեք սովորական կետադրություն, ուղղագրություն և մեծատառեր: Դրանից հետո ձեր էլ. Փոստին լուրջ վերաբերմունք կցուցաբերվի: 
Գրեք քաղաքավարի տոնով: Գրեք քաղաքավարի, նույնիսկ եթե բողոք եք ներկայացնում կամ ցանկանում եք արտահայտել ձեր հիասթափությունը: Դրանից հետո ձեզ ավելի շատ կգնահատեն որպես հաճախորդ և, հավանաբար, նույնպես կվարվեն ավելի քաղաքավարի: 
Ասա, թե ով ես դու: Ներկայացեք ողջույնից հետո: Գրեք ձեր անունը և բացատրեք, թե ինչպիսի հաճախորդ եք, և արդյոք առաջին անգամ եք ինչ-որ բան պատվիրել, թե՞ վերադարձող հաճախորդ եք: Երկու դեպքում էլ աշխատողը կնախընտրեր ձեզ որպես հաճախորդ պահել: Անհրաժեշտության դեպքում ներառեք ձեր աշխարհագրական դիրքը: 
Եղեք կոնկրետ: Ձեր էլ. Փոստում օգտագործեք հատուկ լեզու: Խուսափեք «իմ արտադրանքը» բառի նման ընդհանուր արտահայտություններից: Փոխարենը, մանրամասն նկարագրեք, թե ինչ ապրանքի կամ ծառայության մասին է խոսքը, և ինչու եք էլեկտրոնային փոստով գրում այդ մասին: Նկարագրեք բոլոր համապատասխան իրադարձությունները, որպեսզի աշխատակիցը հստակ իմանա, թե որն է խնդիրը: Եթե այս տեղեկատվությունն անմիջապես տեղադրեք առաջին էլ. Փոստի մեջ, ապա կխուսափեք երկար էլփոստի փոխանակումից: - Եթե ունեք ապրանքի URL- ն, եթե ունեք, որպեսզի աշխատակիցը անմիջապես տեսնի, թե ինչի մասին է խոսքը:
- Ձեր պատվերի համարը նույնպես տեղադրեք էլ. Փոստում, քանի որ աշխատողների մեծ մասը, միևնույն է, ձեզ կխնդրի: Այս պատվերի համարը վերաբերում է, թե ինչպես է պատվերը իրենց համակարգում:
Հարցերը հստակ տվեք: Պարզ եղեք ձեր էլ. Փոստում: Մի ծեծեք մացառի շուրջը: Երբ բարևում եք աշխատակցին և ներկայանում եք, սկսեք նոր բաժին ՝ բացատրելով, թե ինչ է կատարվում, նույն հատուկ լեզվով, որը նշված է նախորդ քայլին: - Անմիջապես հայցեք ձեր ուզած փոխհատուցումը: Կարող եք չհամարձակվել հարցնել, բայց ձեր ամաչկոտությունը մի կողմ թողեք ձեր էլ.փոստի մեջ: Եթե ինչ-որ բան եք ուզում թերի ապրանքի դիմաց, ասեք այդպես:
Գրեք կարճ պարբերություններ: Համոզվեք, որ ձեր պարբերությունները կարճ են: Մեկ, երկու կամ առավելագույնը երեք նախադասության պարբերությունն ավելի հեշտ է կարդացվում: Հետևաբար, աշխատողը կարող է ավելի արագ սկանավորել էլ. Փոստը ՝ տեսնելու համար, թե արդյոք նա առաջնահերթություն ունի, և եթե դուք գրել եք տեքստի մեծ բլոկ, ձեր հաղորդագրությունը կարող է դրվել տուփի ներքևում, քանի որ նա անմիջապես չի հասկանում, թե ինչ նկատի ունեք: , 
Ավարտեք պարզ ստորագրությամբ: Ավարտեք էլ. Փոստը ձեր խնդրանքը կամ հաճոյախոսությունն ամփոփող եզրափակիչ նախադասությամբ, որին հաջորդում է ողջույնը: Դուք կարող եք ավարտել «Սիրով վերաբերվում եմ» բառով, բայց կարող եք նաև անմիջապես տեղադրել ձեր անունը կամ էլ-նամակի ստորագրությունը: Կարող եք նաև ցույց տալ, որ կցանկանայիք արագ արձագանքել `ասելով.« Սպասում եմ ձեր պատասխանի »կամ դրա համար ինչ-որ բան: - Էլ.փոստի ստորագրությունը տեքստի կարճ բլոկ է, որը պարունակում է ձեր անունը, զբաղմունքը և կոնտակտային տվյալները: Կարող եք ստեղծել էլ. Փոստի ստորագրություն ձեր էլ. Փոստի հաշվի կարգավորումներում, որպեսզի այն միշտ ավտոմատ կերպով հայտնվի նոր հաղորդագրության տակ:
Առայժմ ոչ մի կցորդ չուղարկել Դեռ մի ուղարկեք հավելվածներ առաջին հաղորդագրությամբ: Շատ կայքեր ունեն սպամի զտիչներ, որոնք նամակներ են դուրս բերում կցորդներով ՝ ձեր հաղորդագրությունը աղբարկղի մեջ դնելով նախքան այն կարդալը: - Դուք, իհարկե, պետք է կցեք նամակի կցորդին, երբ ձեզանից պահանջվում է ձեր ռեզյումեն ավելացնել որպես Word փաստաթուղթ:
- Երբեք մի օգտագործեք օգտագործողի անունները, գաղտնաբառերը կամ վարկային քարտի տվյալները:
Նորից կարդացեք ձեր հաղորդագրությունը նախքան այն ուղարկելը: Երբ ձեր էլ.փոստը պատրաստ լինի, մի խանդավառորեն սեղմեք «ուղարկել»: Նախ պետք է վերընթերցեք էլ. Փոստը ՝ համոզվելու համար, որ տառասխալներ կամ ուղղագրական սխալներ չկան, որոնք կխանգարեն ձեր հաղորդագրությունից: Նույնիսկ եթե նամակը գրել եք ձեր սմարթֆոնի վրա, «իմ iPhone- ից ուղարկված» ավտոմատ հաղորդագրությունը արդարացում չէ ուղղագրական սխալների կամ քերականական սխալների համար: 
Ուղարկել հիշեցում Եթե մի քանի օր անց պատասխան չեք ստացել ձեր էլ.փոստին, կարող է պատահել, որ ձեր հաղորդագրությունն ավարտվի սպամի արկղում կամ բուրգի ներքևում: Գրեք էլ. Նամակ, որում նշում եք նախորդ էլ. Փոստի հասցեն և հարցրեք ՝ արդյոք այն պատշաճ կերպով ստացե՞լ է:
3-րդ մաս. Մնացեք քաղաքավարի
Համոզվեք, որ լավ քերականություն և ուղղագրություն ունեք: Գուցե դուք դա չեք գիտակցում, բայց լավ քերականությունն ու ուղղագրությունը քաղաքավարի հնչերանգի մաս են կազմում: Եթե ամեն ինչ անում եք հստակ շփվելու համար, դուք հարգանքով եք վերաբերվում դիմացինին և ցույց տալիս, որ ընդհանուր առմամբ քաղաքավարի մարդ եք: 
Showույց տվեք, որ խելացի եք: Մի եղեք հավակնոտ, բայց ցույց տվեք, որ դուք խելացի եք ՝ ցուցադրելով ընդարձակ բառապաշար: Եթե դուք հայացք եք գցել ընկերության կայքին և իմացել եք նրանց քաղաքականության մասին, կարող եք ցույց տալ, որ ամեն ինչ ճիշտ եք կարդացել, բայց դեռ չեք գտել ձեր հարցի պատասխանը: 
Մի կատակիր: Իմաստուն դիտողություններն ու կատակներն իրենց տեղն ունեն, և այն էլ.փոստում չէ, որ պետք է լուրջ ընդունել, գոնե ոչ առաջին նամակագրության մեջ: Այս լեզուն կարող է ընկալվել որպես անտեղի, և դուք ցանկանում եք դրանից խուսափել ընկերության հետ գործ ունենալիս: - Հաճախորդների ծառայության ներկայացուցչի հետ մի շարք էլ-նամակներ ուղարկելուց հետո, կատակներն ավելի հավանական է, որ ընդունվեն և հասկանան:
Մի արտահայտվեք ագրեսիվ: Չնայած դուք կարող եք հիասթափված լինել այն բանից, թե ինչպես է ապրանքը կամ ծառայությունը մշակվել, այն զայրացած էլ.փոստի վրա դնելը ձեզ ոչ մի տեղ չի բերի: Եթե հարգանքով ու քաղաքավարությամբ քննարկեք ձեր խնդիրը, ապա ավելի շուտ կստանաք ձեր ուզածը: - Հիշեք, որ ձեր հույզերը դժվար է բառերի մեջ դնել: Եթե դուք նեղացել եք խնդրից և ցանկանում եք անհապաղ լուծում, ավելի լավ է զանգահարեք:
Նշեք ձեր հավատարմության և երախտագիտության մասին: Եթե ձեր էլ.փոստում գրեք, թե որքան հավատարիմ եք եղել ընկերությանը, աշխատակիցը կգնահատի ձեր հաղորդագրությունը և ավելի արագ կպատասխանի:
Arnգուշացումներ
- Երբեք հաճախորդների սպասարկման ծառայության էլ. Փոստում մի՛ տեղադրեք օգտանուններ, գաղտնաբառեր կամ վճարման վերաբերյալ տեղեկություններ (վարկային քարտ կամ հաշվի համարներ):
