Ինչպես պահել հանդիպման արձանագրությունները

Տեսանյութ: Մեծ Պահքի Հետ Կապված Հարցերի Պատասխաններ

Բովանդակություն

Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը ՝ Պատրաստվել հանդիպմանը
Մեթոդ 2 3 -ից. Հանդիպման ընթացքում
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ Հանդիպումից հետո
Խորհուրդներ
Գուշացումներ
Ինչ է պետք

Որպես կորպորատիվ քարտուղար կամ խորհրդի քարտուղար, կամ գուցե փոքր բիզնեսի սեփականատեր, կա հավանականություն, որ դուք կկանգնեք կորպորատիվ հանդիպումների րոպեներ պահելու անհրաժեշտության առջև: Այս խնդիրը շատ կարևոր է, քանի որ դա ոչ միայն իրավական պահանջ է, հատկապես ոչ առևտրային կազմակերպությունների համար. Այս արձանագրությունները հանդիսանում են ընկերության պաշտոնական գրանցումների, նրա պատմության: Արձանագրությունները կարող են կատարվել բավականին հեշտությամբ, եթե պահպանվեն որոշակի կանոններ և ձևաչափ:

Քայլեր

Մեթոդ 1 -ից 3 -ը ՝ Պատրաստվել հանդիպմանը

1 Հանդիպման ամսաթվի, ժամի, վայրի և նպատակի մասին նախօրոք (մի քանի շաբաթ առաջ) ուղարկեք ծանուցում բոլոր նրանց, ում սպասվում է մասնակցություն:
2 Խորհրդի յուրաքանչյուր անդամի համար պատրաստեք հատուկ փաթեթ, որը ներառում է. հանդիպման ծանուցում, նախորդ հանդիպման արձանագրություններ, ինչպես կոնտակտային տվյալների, այնպես էլ այն, ինչ կներկայացվի հանդիպմանը (օր. վերլուծություններ և բյուջեի հաշվետվություններ): Եթե տեղեկատվությունը գաղտնի է, ապա փոխանցեք այն միայն այն դեպքում, երբ այն հայտնվի, երբ աշխատակիցները (որոշ դեպքերում) և հյուրերը լքեն տարածքը:
3 Համոզվեք, որ ձեռքի տակ ունեք ձայնագրման սարքավորումներ, որոնք առավել հարմարավետ օգտագործում եք, ինչպիսիք են ՝ նոթատետր, թղթապանակ, նոութբուք կամ ձայնագրիչ:
4 Հանդիպման օրը համոզվեք, որ բոլոր մասնակիցներն ունեն գրավոր նյութեր, կրծքանշաններ (անհրաժեշտության դեպքում) և զովացուցիչ նյութեր:

Մեթոդ 2 3 -ից. Հանդիպման ընթացքում

1 Նշեք հետևյալ տեղեկատվությունը.
- Կազմակերպության անվանումը և հանդիպման տեսակը:
- Արդյո՞ք հանդիպման ծանուցումն ուղարկվել է, և եթե այո, ապա երբ:
- Հանդիպման ամսաթիվը և վայրը, որտեղ այն տեղի է ունեցել:
- Timeամանակը, երբ սկսվեց հանդիպումը:
2 Գրեք հանդիպման պատճառը, օրինակ. խորհրդի եռամսյակային նիստ կամ սպաների տարեկան ընտրություն:
3 Պետք է նշված լինի.
- Խորհրդի անդամները, նիստին ներկա սպաներն ու աշխատակիցները և նրանց պարտականությունները:
- Նրանք, ովքեր բացակայում են:
- Ներկա հյուրեր, որոնց կողմից էին հրավիրված և միջոցառմանը ներկա գտնվելու պատճառները:
- Ողովի նախագահի անունը և կոչումը:
- Հանդիպման արձանագրությունը վերցնող անձը:
4 Նշեք քվորումի համար անհրաժեշտ անդամների թիվը, և արդյոք այդ թիվը հասել է:
5 Գրանցեք քվեարկության արդյունքները ՝ վերջին հանդիպման արձանագրությունը ընդունելու, վերանայելու կամ հանելու համար:
6 Անհրաժեշտության դեպքում փոփոխեք նախորդ արձանագրությունները:
7 Բարձրացրեք նախորդ արձանագրության փաստացի հարցերը և գրանցեք դրանց քննարկման ընթացքը, քվեարկության արդյունքները կամ ընդհանուր արդյունքը:
8 Արձանագրեք ցանկացած այլ ձայն, օրինակ ՝ սպաների ընտրություն և կողմ, դեմ կամ ձեռնպահ ձայների քանակը: Բացառությամբ ձեռնպահ քվեարկողների, պետք չէ գրել մարդկանց անունները և ինչպես են քվեարկել: Նշեք քվեարկությունից հրաժարվելու պատճառը և արդյոք այս քվեարկության ընթացքում որևէ մեկը լքե՞լ է սենյակը:
9 Թվարկեք ձեր օրակարգի հարցերը և դրանց միջև որոշակի տարածք թողեք գրառումներ կատարելու համար:
10 Նշումներ կատարեք օրակարգի հարցերի քննարկման և այն, ինչ ասվեց և ում կողմից:
11 Թվարկեք բոլոր արդիական խնդիրները, որոնք քննարկվել են հանդիպման ընթացքում, ինչպես նաև այն մարդիկ, ովքեր ստիպված կլինեն ելույթ ունենալ հաջորդ հանդիպմանը:
12 Նշեք ոչ օրակարգային հարցերի քննարկումները և ով է դրանք խնդրել, ինչպես նաև այդ քննարկումների արդյունքները:
13 Նշեք այն որոշումների արդյունքները, որոնք առաջարկվել են վերանայման, թարմացման կամ քվեարկության: Պաշտոնական որոշումն ինքնին կներկայացվի որպես առանձին փաստաթուղթ:
14 Նշեք հաջորդ հանդիպման ամսաթիվը և ժամը:
15 Նկատենք, որ նիստը փակված է հայտարարվել մեծամասնության որոշմամբ կամ միաձայն որոշմամբ: Նշեք հանդիպման ավարտի ժամը:

Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ Հանդիպումից հետո

1 Լրացրեք արձանագրությունը հնարավորինս ամբողջությամբ և դա արեք որքան հնարավոր է շուտ:
2 Գրաֆիկով ընդգծեք քվեարկության ցանկացած արդյունք, օրակարգային հարցեր և ընդունված որոշումներ:
3 Հաղորդագրության պատճենները հնարավորինս շուտ բաժանեք հանդիպման բոլոր մասնակիցներին `դրանց բովանդակության վերաբերյալ նրանց կարծիքները ստանալու համար: Եթե որևէ փոփոխություն չի առաջարկվել, ձևակերպեք արձանագրությունները և այն տեղադրեք կորպորատիվ հանդիպումների համար նախատեսված հատուկ թղթապանակում: Ձեռնարկի վերջնական տարբերակի պատճենները բաժանեք հանդիպման բոլոր մասնակիցներին և նրանց, ովքեր բացակայում էին դրանից:

Խորհուրդներ

Եթե ինչ -որ բան չեք հասկանում, անմիջապես տվեք համապատասխան հարցեր, որպեսզի քննարկումը ճիշտ ձայնագրվի: Clarifանկացած պարզաբանում խնդրելու համար պետք չէ սպասել, մինչեւ ամբողջովին կազմեք արձանագրությունը:
Ընդունված որոշումները և քվեարկության արդյունքները պետք է նշվեն արձանագրության մեջ, սակայն դրանց պատճենները պետք է պահվեն նաև առանձին թղթապանակում `հրդեհից, ջրից և այլ գործոններից պաշտպանված վայրում: Էլեկտրոնային պատճենները նույնպես պետք է պահվեն այս թղթապանակում:
Հանդիպման ընթացքում մի փորձեք գրառել յուրաքանչյուր բառ. Գրեք ասվածի մասին ընդհանուր արտահայտություններով: Դուք կարող եք ավելի լիովին բացահայտել քննարկման ընթացքը արձանագրությունների լրացումն ավարտելուց հետո:
Ձեր ընկերության քաղաքականությունը կարող է արգելել էլեկտրոնային հաղորդակցության օգտագործումը: Այժմ սա բավականին հազվադեպ է. Ամեն ինչ կախված է այն ժամանակից, երբ կանոնները գրվել են, և արդյոք դրանք վերանայվել են տարիների ընթացքում: Հետեւաբար, նախքան այս կերպ հանդիպման մասնակիցների հետ շփվելը, համոզվեք, որ ոչինչ չեք խախտում: Կարող եք նաև առաջարկել փոփոխություններ կատարել այս կարգի կանոններում, եթե դրանք անհույս անհետացած են:

Գուշացումներ

Meetingգույշ եղեք, երբ արձանագրության նախագիծը հանդիպման մասնակիցներին ուղարկեք վերանայման և վերանայման, քանի որ դա նրանց հնարավորություն է տալիս փոխել իրենց ասածը: Երբ արձանագրությունն ամբողջությամբ կավարտվի, համոզվեք, որ բոլորը տեղյակ են դրանում կատարված ցանկացած փոփոխության մասին. Այս կերպ տեղեկատվությունը ճիշտ մեկնաբանվելու է, և ոչ մեկին մոլորության մեջ չեն գցելու: