Բովանդակություն

• Քայլեր
• Մաս 1 -ից 3 -ը ՝ Հուշագրի ոճի և լեզվի ընտրություն
• 3 -րդ մաս 2 -րդ. Հուշագիր գրելու պատրաստում
• 3 -րդ մաս 3 -ից ՝ հուշագիր գրելը

Հուշագիրը ընկերության ներսում տեղեկատվություն հաղորդելու համաշխարհային ընդունված միջոց է: Serviceառայության գրառումները կարող են օգտագործվել նաև երկու ընկերությունների միջև նամակագրության մեջ: Հուշագիրը պետք է լինի մասնագիտական ​​և հստակորեն փոխանցի տեղեկատվությունը: Մի անհանգստացեք, եթե երբեք հուշումներ չեք գրել. Այս հոդվածը կսովորեցնի ձեզ, թե ինչպես:

Քայլեր

Մաս 1 -ից 3 -ը ՝ Հուշագրի ոճի և լեզվի ընտրություն

1. 1 Մի օգտագործեք ոչ պաշտոնական լեզու: Հուշագրի լեզուն պետք է լինի պարզ, բայց պաշտոնական:
   • Մի գրեք այնպիսի գրառում, ինչպիսին է «Բարև! Վերջապես ուրբաթ է: Ես ուզում եմ ձեզ պատմել մեկ կարևոր հարցի մասին »:
   • Փոխարենը, գրեք սա. «Այս գրառումը ձեզ կտեղեկացնի 319 նախագծի ընթացքի մասին»:
2. 2 Ձեր հուշագրության մեջ մնացեք չեզոք երանգին `մի եղեք չափազանց զգացմունքային և սուբյեկտիվ: Ամեն ինչ արեք ՝ պահանջ ներկայացնելիս ապավինել փաստերին և ապացույցներին:
   • Օրինակ, չպետք է այսպես գրել. «Կարծում եմ, որ մենք բոլորս շատ ավելի երջանիկ կլինենք, եթե ուրբաթ օրերին աշխատանքի գանք ինչ ուզենք»:
   • Փոխարենը, հետազոտեք ՝ արդյո՞ք բոլոր աշխատակիցները ցանկանում են ուրբաթ օրերին հագնվել պատահական հագուստով և ինչպես է դա ազդում կորպորատիվ էթիկայի վրա:
3. 3 Օգտագործեք ազդանշանային արտահայտություններ: Երբ պատրաստվում եք ապացույցներ ներկայացնել կամ աղբյուր նշել, անպայման օգտագործեք համապատասխան արտահայտություններ:
   • Օրինակ ՝ «Ըստ մեր տվյալների, ...» կամ «Կատարված ուսումնասիրությունները ցույց են տալիս, որ ...»:
4. 4 Ընտրեք համապատասխան տառատեսակ և չափ: Հուշագիրը պետք է հեշտ ընթերցվի, այնպես որ խուսափեք չափազանց փոքր տպագրությունից օգտվելուց. 11 կամ 12 -ը տառատեսակի ստանդարտ չափն է:
   • Դուք նաև պետք է ընտրեք տառատեսակի այնպիսի պարզ ոճ, ինչպիսին է Times New Roman- ը: Մի գրեք ձեր գրառումը Comic Sans- ի նման զվարճալի կամ շքեղ տառատեսակով (եթե դա անեք, նրանք կծիծաղեն ձեզ վրա):
5. 5 Օգտագործեք ստանդարտ դաշտեր: 2,5 սմ լուսանցքը ստանդարտ է հուշագրությունների համար, չնայած որոշ տեքստային խմբագիրներ կարող են ներառել հուշագրերի ձևանմուշներ ՝ մեծ լուսանցքով (օրինակ ՝ 3 սմ):
6. 6 Serviceառայության գրառումները գրվում են մեկ տողի միջև: Պարբերությունների և հատվածների միջև թողեք դատարկ գիծ:
   • Մի դրեք կետերը:

3 -րդ մաս 2 -րդ. Հուշագիր գրելու պատրաստում

1. 1 Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է մի քանի հոգու տեղեկացնել ինչ -որ կարևոր բանի մասին (աշխատավայրում), ապա ուղարկեք նրանց հուշագիր: Դուք նույնիսկ կարող եք այն ուղարկել մեկ անձի, եթե տեղեկատվություն փոխանցած լինելու փաստը պետք է փաստաթղթավորվի:
   • Այնուամենայնիվ, որոշ դեպքերում ավելի լավ է պարզապես զրուցել ձեր ուզած մարդկանց հետ:
   • Բացի այդ, որոշ տեղեկություններ չեն կարող փոխանցվել գրավոր:
2. 2 Կախված փոխանցվող տեղեկատվությունից ՝ գրառման բովանդակությունն ու ձևաչափը կարող են տարբեր լինել: Գրառումների մեծ մասը պարունակում է հետևյալ տեղեկությունները.
   • Խնդրի նոր գաղափար կամ լուծում:Օրինակ, եթե գիտեք, թե ինչպես լուծել արտաժամյա ծախսերի պլանավորման խնդիրը, գրեք դրա մասին հուշագրության մեջ և ուղարկեք այն ձեր ղեկավարին:
   • Պատվերներ. Օրինակ, հուշագիր ուղարկելը արդյունավետ միջոց է պարտականությունների բաշխման համար գալիք համաժողովում, որը հյուրընկալվում է ձեր ստորաբաժանման կողմից:
   • Հաշվետվություն: Կարող եք նաև գրություն ուղարկել ՝ վերջին իրադարձության մասին գործընկերներին տեղեկացնելու կամ ծրագրի մասին նոր տեղեկատվության մասին տեղեկացնելու համար, կամ ուսումնասիրության արդյունքների մասին հաշվետվություն ներկայացնելու համար:
3. 3 Հավանաբար, դուք աշխատում եք բազմաթիվ նախագծերի վրա և ցանկանում եք դրանք կիսել հուշագրի մեջ: Պետք չէ դա անել: Serviceառայության գրառումները պարունակում են տեղեկատվություն մեկ կոնկրետ հարցի վերաբերյալ (թեմա, նախագիծ և այլն):
   • Հուշագիրը պետք է լինի կարճ, տեղեկատվական և դյուրընթեռնելի: Այսպիսով, կենտրոնանալով միայն մեկ թեմայի վրա, դուք ապահովում եք, որ տեղեկատվությունը կարդացվի և հաշվի առնվի:
4. 4 Ձեր գրառման բովանդակությունն ու ոճը կախված է թիրախային լսարանից, այնպես որ մտածեք, թե ով կկարդա ձեր գրառումը:
   • Օրինակ, կարևոր ամսաթիվ պլանավորելու մասին ձեր գործընկերների հուշագրի ոճը և առաջընթացի հաշվետվությամբ ձեր ղեկավարի գրառման ոճը շատ տարբեր կլինեն:

3 -րդ մաս 3 -ից ՝ հուշագիր գրելը

1. 1 Վերնագրիր գրառումը: Սովորական պրակտիկա է տիտղոսի փաստաթղթերին գործարար նամակագրության մեջ:
   • Օրինակ, էջի վերևում գրեք «Memo» կամ «Memo»:
   • Դուք կարող եք տեղադրել վերնագիրը կենտրոնում կամ սեղմել այն էջի ձախ կողմում: Լավագույնն այն է, որ նայեք ավելի վաղ ստացած հուշագրերին և պատճենեք դրանց ձևաչափը:
2. 2 Գրեք վերնագիր ձեր գրառման համար: Այն պետք է պարունակի հետևյալ տեղեկությունները.
   • Դեպի: Գրեք այն մարդկանց անուններն ու կոչումները, որոնց ուղարկում եք գրառումը:
   • OT: գրեք ձեր անունը և վերնագիրը:
   • Ամսաթիվ. Գրեք ճշգրիտ ամսաթիվը, ներառյալ տարին:
   • ԹԵՄԱ. Տվեք կարճ, բայց ճշգրիտ նկարագրություն, թե ինչի մասին է լինելու գրառումը:
   • Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ «Subject» - ի փոխարեն կարող եք գրել «Ref»:
3. 3 Նշում ստացողների ցանկում անպայման ներառեք բոլոր այն մարդկանց, ում պատրաստվում եք ուղարկել այն: Գրառումը ստացողներին սահմանափակեք այն մարդկանցով, ում վրա ազդում է դրա մեջ եղած տեղեկատվությունը:
   • Մի գրություն ուղարկեք ձեր բաժնի կամ ընկերության բոլորին, եթե դրանում առկա խնդիրը վերաբերում է միայն մի քանի մարդու:
   • Եթե ​​դուք միանգամից գրություններ ուղարկեք ընկերության բոլոր աշխատակիցներին, ապա դրանք ռմբակոծվելու են գրառումներով և կամ դրանք ուշադիր չեն կարդա, կամ ընդհանրապես չեն կարդա:
4. 4 Նշում ստացողների ցանկում ներառեք ամբողջական անուններն ու կոչումները: Նույնիսկ եթե ձեր ղեկավարի հետ կարճ ոտքի վրա եք, բիզնես նամակագրության մեջ ավելի լավ է հավատարիմ մնալ պաշտոնական տոնին: Օրինակ, դուք կարող եք նրան անվանել «Վլադիմիր», երբ գնում եք նրա գրասենյակ, բայց ձեր հուշագրում նշեք նրան որպես «պարոն Դմիտրիև» կամ «Վլադիմիր Նիկոլաևիչ»:
   • Նկատի առեք հասցեատերերին ցուցակագրելիս հիշեք դա `ներառեք ամբողջական անունն ու վերնագիրը:
5. 5 Եթե ​​այլ ընկերությունից ինչ -որ մեկին գրություն եք ուղարկում, շատ կարևոր է որոշել նրա հետ կապվելու ճիշտ ձևը: Takeամանակ գտեք այս անձի մասին տեղեկատվություն գտնելու համար. ամենայն հավանականությամբ, դա կարելի է անել իր ընկերության կայքում:
   • Օրինակ, եթե մարդը դոկտորանտուրա ունի, անպայման ներառեք այն:
   • Բացի այդ, համոզվեք, որ գտեք այս անձի զբաղեցրած պաշտոնը և ներառեք այն ձեր գրառման մեջ:
6. 6 Մտածեք ձեր գրառման առարկայի մասին: Այն պետք է լինի հակիրճ և պարզ:
   • Օրինակ ՝ «Նոր հաճախորդներ» -ը բավականին անորոշ թեմա է, և եթե ինչ -որ մեկը ցանկանում է գտնել ձեր գրառումը մի քանի օրից կամ շաբաթից, ապա նրան դժվար կլինի դա անել:
   • Լավագույն թեման է ՝ «Հաճախորդների ընդլայնման հաշվետվություն»:
7. 7 Որպես կանոն, ողջույնները չեն գրվում ծառայության հուշագրերում: Բայց, ցանկության դեպքում, կարող եք գրառման տեքստը սկսել «Հարգելի պարոն Դմիտրիև» կամ «Հարգելի գործընկերներ» բառերով:
   • Գրառումը պետք է լինի կարճ և տեղեկատվական, այնպես որ ողջույնը կարող է բաց թողնվել:
8. 8 Գրեք գրառման ներածական հատվածը: Դրանում հստակ նշեք հուշագիրը գրելու և ուղարկելու նպատակը:
   • Օրինակ ՝ «Ես գրում եմ ...»: Գրառման ներածական մասը պետք է պարունակի դրանում ներկայացված տեղեկատվության համառոտ ակնարկ:
9. 9 Ներածական հատվածը պետք է լինի կարճ: Կարիք չկա դրանում մանրամասներ և այլ մանրամասներ հաղորդել:
   • Կազմեք մի քանի կարճ նախադասությունների ներածական հատվածը (կարճ պարբերություն):
10. 10 Որոշեք հիմնական տեղեկատվության ներկայացման ոճը: Այն պետք է պարունակի 2-4 պարբերություն: Ներկայացման ոճը կախված կլինի բուն տեղեկատվությունից:
    • Օրինակ, կարող եք տեղեկատվություն ներկայացնել ըստ կարևորության կամ ըստ այն գործընթացների, որոնցում ձեր նախագիծը բաժանված է:
11. 11 Theառայության գրառումը պետք է բաժանվի բաժինների (պարբերություններ), որպեսզի ընթերցողները կարողանան հեշտությամբ յուրացնել տեղեկատվությունը. Բացի այդ, բաժինները կօգնեն նրանց բացահայտել նշման կարևոր կետերը:
12. 12 Վերնագրեք յուրաքանչյուր հատված; պարբերության վերնագիրը պետք է հստակ նշի այն պարունակող տեղեկատվությունը:
    • Օրինակ, դուք կարող եք բաժանել գրասենյակի տեղափոխման ձեր առաջիկա գրառումը հետևյալ բաժինների. Գրասենյակի նոր տեղադրություն, սարքավորումների և փաստաթղթերի փաթեթավորման ցուցումներ և տեղափոխման ժամանակացույց:
13. 13 Յուրաքանչյուր բաժնի առաջին նախադասությունը պետք է ասի ընթերցողներին, թե ինչի մասին է այս պարբերությունը:
    • Ձեր գրառման առանձին պարբերություններ կամ բաժիններ պետք է կենտրոնանան քննարկվող թեմայի որոշակի կետի վրա:
14. 14 Կարևոր կետեր ընդգծելու համար ստեղծեք ցուցակ կամ ցուցակ: Սա կօգնի ընթերցողներին կենտրոնանալ առանցքային կետերի վրա և ավելի արագ կարդալ և կլանել տեղեկատվությունը:
15. 15 Հուշագրի չափը չպետք է գերազանցի 1-2 էջը:
    • Սա հուշումների ստանդարտ չափ է ՝ մեկ տողերի միջև և պարագրաֆների միջև դատարկ գիծ:
16. 16 Հաշվի առեք ներկայացված տեղեկատվությունն ամփոփող պարբերությունը: Շատ դեպքերում դա անհրաժեշտ չէ, հատկապես, եթե գրել եք կարճ գրառում:
    • Բայց եթե ներկայացված տեղեկատվությունը շատ բարդ է կամ եթե հուշագրի չափը ստանդարտից ավելին է, ապա ավելի լավ է ներառել ներկայացված տեղեկատվությունն ամփոփող մի փոքր պարբերություն (այն է ՝ հիմնական կետերը):
17. 17 Համոզվեք, որ ներառեք փակման պարբերություն, նույնիսկ եթե կարծում եք, որ դրա կարիքը չունեք: Հաշվի առեք հետևյալը.
    • Որո՞նք են հուշագրի նպատակները: Խրախուսե՞լ ընթերցողներին ինչ -որ բան անել: Արդյո՞ք աշխատակիցները պետք է ժամանակին զեկուցեն: Եթե ​​այո, ապա հստակ նշեք դա վերջին պարբերությունում:
    • Եթե ​​լրացուցիչ գործողություններ չեն պահանջվում, գրեք հետևյալ եզրակացությունը. «Ես ուրախ կլինեմ քննարկել այս հարցը» կամ «Եթե ունեք հարցեր կամ մեկնաբանություններ այս թեմայի շուրջ, ես ուրախ կլինեմ նրանց պատասխանել»:
18. 18 Եթե ​​ցանկանում եք, գրառման վերջում դրեք ձեր անունը կամ ստորագրությունը (բայց դա պարտադիր չէ): Եթե ​​դա այդպես է, նայեք հուշումներին, որոնք ստացել եք այլ աշխատակիցներից:
    • Եթե ​​նրանք ստորագրում են նշումներ (օրինակ ՝ «Հարգանքներով ՝ Իվանով Ա.Ա.), նույնն արա:
    • Եթե ​​չեք ցանկանում ստորագրել նշումը, կարող եք տեղադրել ձեր սկզբնատառերը փաստաթղթի վերջում:
19. 19 Հիշեցում կատարեք ցանկացած հավելվածի մասին, եթե գրառմանը կցված են աղյուսակներ, գծապատկերներ կամ հաշվետվություններ: Դա անելու համար փաստաթղթի վերջում գրեք, օրինակ, «Հավելված. Աղյուսակ 1»:
    • Հավելվածները պետք է նշվեն գրառման հիմնական տեքստում:
    • Օրինակ, եթե գրում եք նոր գրասենյակ տեղափոխվելու մասին, կարող եք գրել հետևյալը. Տե՛ս կից աղյուսակ 1 -ը ՝ շարժման մանրամասն ժամանակացույցի համար »:
20. 20 Համոզվեք, որ ստուգեք այն ձեր նշումը ներկայացնելուց առաջ: Համոզվեք, որ նախադասությունները քերականորեն ճիշտ են, որ գրության մեջ չկան ուղղագրական կամ շարահյուսական սխալներ, և որ տեղեկատվությունը իմաստալից է:
    • Մի ուղարկեք գրառումը այն առաջին անգամ ստուգելուց հետո (եթե, իհարկե, դա հրատապ նշում չէ): Մի կողմ դրեք փաստաթուղթը և մեկ ժամից նորից ստուգեք այն: Գուցե դուք կգտնեք նոր սխալներ և անճշտություններ, որոնք ավելի վաղ բաց եք թողել:
    • Եթե ​​գրառումը պարունակում է գաղտնի տեղեկություններ, ստուգեք ձեր ընկերության գաղտնիության քաղաքականությունը և իմացեք այն անձի անունը, ով կվերանայի ձեր գրառումը և կարծիք կհայտնի սահմանված կանոններին դրա համապատասխանության վերաբերյալ: