Բովանդակություն

• Քայլեր
• Խորհուրդներ
• Arnգուշացում

Անհրաժեշտ է գրել պրոֆեսիոնալ և քաղաքավարի աշխատանքային նամակ: Աշխատանքային հաղորդագրությունների մեծ մասը գալիս է ձևափոխված և հեշտ պատճենվող, պարզապես անհրաժեշտ է փոխել հաղորդագրության բովանդակությունը: Գործարար փոստը միշտ պետք է ներառի հաղորդագրության մարմնում ամսաթիվը, ուղարկողի, ստացողի վերաբերյալ տեղեկություններ և որոշ պարբերություններ: Դուք ցանկանում եք նկար գրել, խնդրում ենք հետևել ստորև նշված քայլերին և ուղղել անհրաժեշտ կետերը ՝ համապատասխանելու ձեր ընկերության չափանիշներին:

Քայլեր

4-րդ մասի 1-ին. Հաղորդագրության բացում

1. 

   Հասկացեք ձևաչափը: Անկախ նրանից, թե ինչի մասին է ձեր նամակը, նամակի արտաքին տեսքի համար կան որոշ չափանիշներ, որոնք դուք պետք է հետևեք: Գործարար նամակները պետք է մուտքագրվեն և գրվեն հայտնի տառատեսակով, ինչպիսիք են Arial կամ Times New Roman: Դուք պետք է ձեռքով նշեք հաղորդագրությունների պարբերությունները: Դա նշանակում է, որ դուք սկսում եք նոր պարբերություն ՝ երկու անգամ մուտքագրելով «վերադարձ» ստեղնը: Պարբերությունները լուսաբանելու համար մի օգտագործիր ցուցիչ հրամանը:
   • Բոլոր եզրերին թողեք լուսանցքը մոտ 2 սմ:
   • Էլ.փոստը նույնպես պետք է գրված լինի սիրված տառատեսակներով: Մի օգտագործեք տառատեսակներ, որոնք ընդօրինակում են ձեռագիր կամ գունագեղ են, բացառությամբ աշխատանքային փոստի սևի և սպիտակի:

2. 

   
   
   Ընտրեք ճիշտ թղթի տեսակը: Աշխատանքային նամակը պետք է տպված լինի 22 սմ x 28 սմ թղթի չափի վրա («տառի չափ» չափի): Եթե ​​ԱՄՆ չեք, կարող եք օգտագործել A4 չափի թուղթ: Որոշ երկար պայմանագրեր կարող են տպվել 22 սմ x 36 սմ («օրինական չափսեր») թղթի վրա:
   • Եթե ​​դուք տպագրում եք փոստով ուղարկելու համար, ապա այն պետք է տպեք ընկերության վերնագրի վրա: Սա նամակին տալիս է ավելի պրոֆեսիոնալ տեսք, ինչպես նաև տրամադրում է ձեր ընկերության լոգոն և կոնտակտային տվյալները:

3. 

   
   
   Տեղեկատվություն տրամադրեք ձեր ընկերության մասին: Նշեք ընկերության անվանումը և հասցեն, որում հասցեի յուրաքանչյուր մասը գրված է տարբեր տողի վրա: Եթե ​​դուք սեփականատեր եք կամ ինքնազբաղված եք, ընկերության անունը փոխարինեք ձեր սեփական անունով կամ դրա վրա գրեք ձեր անունը:
   • Եթե ​​ձեր ընկերությունն ունի նախապես մշակված վերնագիր, կարող եք այն օգտագործել ՝ ընկերության անվանումը և հասցեն մուտքագրելու փոխարեն:
   • Եթե ​​դուք ինքներդ եք մուտքագրում հասցեն, ապա պետք է կա՛մ աջ հավասարեցեք, կա՛մ ձախը հավասարեցրեք էջի վերևում ՝ կախված ձեզանից և ձեր ընկերության նախասիրություններից:
   • Եթե ​​դուք նամակ եք ուղարկում միջազգային մակարդակով, մուտքագրեք երկրի անունը մեծատառով:

4. 

   
   
   Ավելացրեք ամսաթիվը: Լրիվ ամսաթվով գրելը ամենապրոֆեսիոնալ ընտրությունն է: Օրինակ, կարող եք գրել «2012 թվականի ապրիլի 1» կամ «2012 թվականի ապրիլի 1»: Ամսաթիվը պետք է մնա արդարացված, ուղարկողի հասցեից մի քանի տող ներքև:
   • Եթե ​​ձեր նամակը գրված է մի քանի օրվա ընթացքում, ապա նշեք նամակն ավարտելու ամսաթիվը:

5. 

   Տրամադրել ստացողի վերաբերյալ տեղեկատվություն: Գրեք ստացողի լրիվ անվանումը, անվանումը (առկայության դեպքում), ընկերության անվանումը և փոստային հասցեն և այս տեղեկատվությունը բաժանեք առանձին տողերի: Անհրաժեշտության դեպքում ավելացնել համարանիշ: Ստացող տեղեկությունները պետք է հիմնավորված լինեն ամսաթվից մի քանի տող ներքև:
   • Լավագույնն այն է, որ նամակ ուղարկեք նույնականացված անձին: Այս կերպ այն անձը, որին ուղարկում եք հաղորդագրությունը, կարող է պատասխանել ձեր հաղորդագրությանը: Եթե ​​չգիտեք այն անձի անունը, ում պետք է փոստ ուղարկեք, մի փոքր ստուգեք: Կարող եք զանգահարել նրանց ընկերություն `հարցնելու անձի ճշգրիտ անունը և անվանումը:

6. 

   Ընտրեք ողջույն: Ողջույնը հաղորդագրություն ստացողի նկատմամբ հարգանքի մի կետ է, և թե որ ողջույնն է օգտագործվում `կախված է նրանից` ճանաչո՞ւմ եք այն անձին, որին ուղարկում եք հաղորդագրությունը, որքանով եք ճանաչում նրան և որքանով է հանդիսավոր նամակը: , Կարող եք դիտարկել հետևյալ ընտրանքները.
   • «Ում կարող է մտահոգվել» (ներգրավվածներին) միայն երբ Դուք չգիտեք, թե ում, հատկապես ում եք ուզում հաղորդագրություն ուղարկել:
   • Եթե ​​չգիտեք ձեր փոստի հասցեատիրոջը, «Հարգելի պարոն / տիկին» (Dear Sir / Madam) - ով սկսելը անվտանգ տարբերակ է:
   • Կարող եք նաև օգտագործել ստացողի վերնագիրը և անունը, օրինակ ՝ «Հարգելի դոկտոր Սմիթ» (հարգելի պրոֆեսոր Սմիթ):
   • Եթե ​​դուք լավ գիտեք փոստի ստացողին և սերտ հարաբերություններ ունեք նրանց հետ, կարող եք զանգահարել նրանց անունով, օրինակ ՝ «Հարգելի Սյուզան»:
   • Եթե ​​համոզված չեք հաղորդագրությունը ստացողի սեռից, պարզապես մուտքագրեք լրիվ անվանումը, օրինակ `« Հարգելի Քրիս Սմիթ »(Բարև Քրիս Սմիթ):
   • Մի մոռացեք ողջույնից հետո ստորակետ գրել կամ «Ում կարող է մտահոգվել» -ից հետո ստորակետ:
   գովազդ

4-րդ մասի 2-րդ մասը. Հաղորդագրության բովանդակությունը կազմելը

1. 

   Ուղիղ խնդրին: Timeամանակը փող է, ինչպես ասում է մաքսիմումը, ձեռնարկատերերի մեծ մասը ատում է ժամանակ վատնելը: Ուստի նամակի բովանդակությունը պետք է ներկայացվի հակիրճ և արհեստավարժ: Գրեք մի նամակ, որտեղ հասցեատերը կարող է արագ կարդալ այն `անմիջապես անցնելով կետին և ամփոփելով ձեր կարծիքը առաջին պարբերությունում: Օրինակ, դուք միշտ կարող եք սկսել «Ես գրում եմ քեզ վերաբերող ...» բառով (ես գրում եմ նրան ...) և սկսելու այնտեղից:
   • Մի օգտագործեք հյուսվածքային լեզու, մեծ ծակոցներ կամ երկար, կլոր նախադասություններ. Դուք պետք է ասեք այն, ինչ դուք պետք է ասեք, որքան հնարավոր է հակիրճ և պարզ:
   • Արտահայտիր համոզիչ: Թվում է, որ նամակ գրելու հիմնական նպատակը ընթերցողին համոզել ինչ-որ բան անել ՝ փոխել իրենց կարծիքը, ուղղել սխալը, գումար ուղարկել կամ ինչ-որ գործողություն ձեռնարկել: Փորձեք համոզել հաղորդագրության ստացողին անել այն, ինչ ուզում եք:

2. 

   Օգտագործիր անձի դերանունը: Իդեալում, ձեր նամակում պետք է օգտագործեք «Ես» (Ես), «մենք» (մենք) և «դու» (դուք) դերանունները: Նկարագրեք դա որպես «ես» (ես) և ընթերցողին անվանեք «դուք» (ընկեր / պապիկ / տատիկ / եղբայր / քույր):
   • Նշեք, եթե դուք կազմակերպության անունից եք գրում: Եթե ​​ձեր ընկերության զարգացման հեռանկար եք տրամադրում, ապա պետք է օգտագործեք «մենք» -ը (մեզ), որպեսզի ձեր ընթերցողները տեղյակ պահեն, որ դուք խոսում եք ընկերության փոխարեն: Եթե ​​գրում եք ձեր անձնական կարծիքի մասին, օգտագործեք «ես» -ը (ես):

3. 

   
   
   Գրեք պարզ, հակիրճ և հակիրճ: Թող ձեր ընթերցողներին հստակ իմանան, թե ինչ եք ուզում ասել: Ընթերցողները միայն արագ կպատասխանեն ձեր հաղորդագրությանը, եթե ձեր հաղորդագրության բովանդակությունը պարզ լինի: Մասնավորապես, եթե ուզում եք, որ ընթերցողները եզրակացություններ անեն կամ քայլեր ձեռնարկեն ՝ պատասխանելով ձեր նամակին, ապա ասեք նրանց: Բացատրեք ձեր թեզը առավել հակիրճ եղանակով:

4. 

   
   
   Օգտագործեք ակտիվ նախադասություններ: Իրավիճակը նկարագրելիս կամ խնդրանք ներկայացնելիս օգտագործեք ոչ թե պասիվ, այլ ակտիվ: Պասիվ նախադասությունները կարող են մղել ձեր նամակը կամ չնշել ներգրավված անձի մասին: Բացի այդ, ակտիվ նախադասությունը պարզեցված է և ավելի պարզ: Օրինակ:
   • Պասիվ նախադասություն. Արեւային ակնոցները չեն մշակվում և չեն արտադրվում ՝ դրանց ամրության տեսանկյունից:
   • Ակտիվ հայտարարություն. Ձեր ընկերությունը նախագծում և արտադրում է արեւային ակնոցներ ՝ առանց հաշվի առնելու դրանց կայունությունը:

5. 

   
   
   Եղեք համապատասխան բաց հայացքներով: Նամակները գրված են մարդու կողմից և ուղղված են մարդուն, այնպես որ հնարավորության դեպքում խուսափեք կոշտ տառերից: Դուք չեք կարող նոր հարաբերություններ կառուցել ոչ անձնական նամակով և բաց չլինելու միջոցով: Այնուամենայնիվ, խուսափեք խոսակցական լեզու կամ ժարգոնային բառեր օգտագործել ՝ «դու գիտես» (գիտես), «նկատի ունեմ» (նկատի ունեմ) կամ «ուզում եմ» բառեր (ուզում եմ անել ՝ «ուզում եմ» բառից): մեծ'). Ձեր տոնը պահեք լուրջ, բայց ընկերական և խանդավառ:
   • Եթե ​​ստացողին լավ եք ճանաչում, ապա ոչ պաշտոնական կերպով պետք է հաճելի ցանկությունների մի շարք ունենաք նրանց:
   • Օգտագործեք ձեր սեփական դատողությունը, երբ որոշեք, թե որքանով եք արտահայտվել: Երբեմն մի փոքր հումորը կարող է օգնել ձեզ հաջող գործարք կնքել, բայց զգույշ եղեք, երբ ծաղրելը կարող է սխալ լինել:

6. 

   Քաղաքավարի ու քաղաքավարի: Նույնիսկ եթե նամակ եք գրում բողոքելու կամ մտահոգություններ հայտնելու համար, միեւնույն է, կարող եք քաղաքավարի լինել: Տեղադրեք ինքներդ ստացողի տեղում և ստացեք այն գաղափարները, որոնք կմտածեք, ընթերցողների համար խելամիտ կերպով տեսնելու համար, որ դուք միշտ խանդավառ եք և պատրաստ եք օգնել:
   • Օրինակ, կարող եք նման կոշտ բողոք ներկայացնել. «Կարծում եմ, որ ձեր արեւային ակնոցները վատն են, և ես այլևս երբեք չեմ գնի դրանք»: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք ավելի բարեկիրթ կերպով գրել. Ես հիասթափված եմ ձեր ընկերության արեւային ակնոցի արտադրանքից և ապագայում նախատեսում եմ բաժակներ գնել այլուր:

7. 

   Լրացուցիչ էջերի համար օգտագործեք «երկրորդ էջ» վերնագրի ձևանմուշը: Բիզնես նամակների մեծ մասը պետք է կարճ լինի մեկ էջի վրա: Բայց եթե այն հարցը, որի մասին դուք խոսում եք, ավելի երկար է, ինչպես պայմանագիրը կամ իրավական հարցը, ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել ևս մի քանի էջ: Օգտագործեք «երկրորդ էջ» վերնագրի ձևանմուշը, որը սովորաբար ունի կրճատ հասցե և նույն թղթի տեսակը, ինչ առաջին էջի վերնագիրն է:
   • Էջի համարակալումը էջի վերևում `երկրորդ և հաջորդ էջերով: Կարող եք նաև ավելացնել ստացողների անուններ և ամսաթվեր:

8. 

   Բովանդակության ամփոփում: Վերջնական պարբերությունում ամփոփեք հիմնական կետերը և հստակ նշեք ձեր գործողությունների ծրագրի քայլերը, կամ ինչ կարելի է ակնկալել հաղորդագրության ստացողից: Նկատի ունեցեք, որ ստացողը կարող է կապվել ձեզ հետ հարցնելու կամ խոսելու համար ՝ շնորհակալություն հայտնելով նրանց նամակի նկատմամբ հետաքրքրության և ձեր խնդրի համար: գովազդ

4-րդ մասի 3-րդ մասը. Վերջավոր տառեր

1. 

   Ընտրիր վերջավոր նախադասությունը: Եզրափակիչ նախադասությունը, ինչպես ողջույնը, ցույց է տալիս նամակի ստացողի նկատմամբ հարգանքը և նամակի հանդիսավորության աստիճանը: «Հարգանքներով» կամ «Անկեղծորեն» սովորաբար անվտանգ ընտրություն է. Կարող եք դիտարկել այլ ընտրանքներ, ինչպիսիք են «Սրտանց», «Հարգանքով» (Հարգանքներով), «Հարգանքներով» և «Հարգանքներով» (Հարգանքներով): Կարող եք նաև ընտրել մի փոքր պակաս պաշտոնական, բայց մասնագիտական ​​վերջաբան, ինչպիսիք են «Ամենալավը», «Լավագույն ցանկություններ» (Լավագույն ցանկություններ) , «Regերմ հարգանքներով» և «Շնորհակալություն» և «Շնորհակալություն»: Նախադասությունից հետո օգտագործիր ստորակետներ:

2. 

   Նշան. Մոտ չորս տող դատարկ թողեք, ապա ստորագրեք այն: Ստորագրեք ձեր ստորագրությունը նամակը տպելուց հետո կամ եթե այն էլեկտրոնային փոստով ուղարկեք, սկանեք ձեր ստորագրության պատկերը և տեղադրեք այն հաղորդագրության այս մասում: Ստորագրության համար պետք է ընտրել կապույտ կամ սեւ թանաք:
   • Եթե ​​ինչ-որ մեկի անունից նամակ եք ստորագրում, ձեր ստորագրության դիմաց գրեք «pp:»: «Pp» նշանակում է «per procurationem» (ինչպես «գործակալության կողմից» կամ «անունից»):

3. 

   Մուտքագրեք ձեր անունը և կոնտակտային տվյալները: Ձեր ստորագրության տակ մուտքագրեք ձեր լրիվ անվանումը, անվանումը, հեռախոսահամարը, էլ.փոստի հասցեն և կապի ցանկացած հնարավոր եղանակ: Յուրաքանչյուր տեղեկատվություն գրված է առանձին տողի վրա:

4. 

   Ավելացնել մեքենագրիչի հապավումը: Եթե ​​ձեզանից բացի ուրիշ մեկը մուտքագրել է նամակը, ստորագրության տակ պետք է ավելացնել այս անձի սկզբնատառերը: Երբեմն ներառվում էին նամակը գրողի սկզբնատառերը: Ուստի կարևոր է տարբերակել նամակը գրողից և նամակը մեքենագրողից:
   • Օրինակ, եթե դուք պարզապես ավելացրել եք մեքենագրիչի սկզբնատառերը, ապա գրեք դրանք փոքրատառերով ՝ mj
   • Եթե ​​գրողի հապավումներն ավելացնեք, գրեք դրանք մեծատառով, իսկ մեքենագրիչի հապավումը ՝ փոքրատառով ՝ RW ՝ mj: Կարող եք նաև օգտագործել կտրվածք երկու հապավումների միջև. RW / mj:

5. 

   Նշեք կից փաստաթղթերը: Եթե ​​ստացողը տեսնելու համար փաստաթուղթ եք կցում, նշեք այն ձեր կոնտակտային տվյալներից մի քանի տող ներքև ՝ նշելով փաստաթղթի համարը և տեսակը: Օրինակ, կարող եք գրել. «Պարիսպներ (2) ՝ ռեզյումե, բրոշյուր» («Կցորդ (2) ՝ ռեզյումե, բրոշյուր»):
   • Կարող եք նաև «Պարիսպներ» -ը կրճատել որպես «Պարիսպներ»: կամ «Enc.»:

6. 

   Ավելացնել ստացողներ: Եթե ​​նամակի պատճենը ուղարկում եք մեկ այլ անձի, ապա նամակում պետք է ներառեք այդ անձի անունը: Դուք կարող եք մեկնաբանություն գրել ՝ «cածկարաններ» տողի տակ մուտքագրելով «cc.», «Cc» նշանակում է «քաղաքավարության պատճեն», անձի անունով և վերնագրով («cc» ՝ «Ածխածնի կրկնօրինակ» (ածխածնային օրինակ), երբ նամակը մուտքագրվում է ածխածնային թղթի վրա):
   • Օրինակ ՝ գրեք. «Cc. Mary Smith, շուկայավարման փոխնախագահ» («Հարգելի ՝ Mary Smith, մարքեթինգի գծով մենեջերի տեղակալ»):
   • Եթե ​​ցանկանում եք ավելացնել մեկ այլ ստացողի, մուտքագրեք երկրորդ անձի անունն անմիջապես առաջին անձի անվան տակ և ձեզ հարկավոր չէ «cc:»:
   գովազդ

4-րդ մասի 4-ը. Կատարված է

1. 

   Խմբագրեք ձեր հաղորդագրությունը: Արտաքին տեսքը պրոֆեսիոնալ գրագիրների հիմնական տարրն է: Անշուշտ, ընթերցողը հեշտությամբ կտեսնի, որ դուք իրավասու և պատասխանատու եք ՝ ուղղելով նամակի ամենափոքր թերությունները: Դուք կարող եք գործարկել ուղղագրական հրամանը ՝ բառի ուղղագրությունը ստուգելու համար, բայց կարող եք նաև ստուգել ՝ նամակն ուշադիր կարդալով ուղարկելուց առաջ:
   • Մտածում եք ՝ նամակը պարզ ու հակիրճ էր: Կա՞ մի պարբերություն, որի երկարությունը գերազանցում է երեք-չորսը: Եթե ​​այդպես է, կարո՞ղ եք ջնջել ավելորդ պարբերությունները:
   • Եթե ​​նամակն իսկապես կարևոր է, կարող եք ընկերոջից կամ գործընկերոջից խնդրել արագ ստուգել այն: Երբեմն ընդամենը մի քանի վայրկյան կարդալը կարող է օգնել ձեզ հայտնաբերել սխալներ կամ բառերի անշնորհք գործածություն, որոնք հնարավոր է, որ չեք տեսել:

2. 

   Մի կապեք հիմնական նամակները: Եթե ​​հաղորդագրությունը շատ էջեր ունի, խուսափեք հաղորդագրությունը կպցնելուց: Եթե ​​ցանկանում եք համոզվել, որ էջերը ճիշտ են դասավորված, օգտագործեք վերին ձախ կողմում գտնվող թուղթը:

3. 

   Փոստային փոստ Եթե ​​փոստ եք ուղարկել, օգտագործեք բիզնես ծրար: Եթե ​​ձեր ընկերության տարբերանշանի հետ ծրար կա, օգտագործեք այն: Հստակ տպեք վերադարձի հասցեն և ստացողի հասցեն: Theալեք նամակը երեք մասի, այնպես, որ երբ ստացողը բացում է հաղորդագրությունը, հաղորդագրության առաջին մասը ծալվում է վերևում, ապա բացվում դեպի ներքևի ծալքը: Համոզվեք, որ բավականաչափ նամականիշ ունեք, այնուհետև ուղարկեք այն:
   • Եթե ​​կարծում եք, որ ձեռագիր հասցեն կեղտոտված է և չի համապատասխանում ձեր մասնագիտական ​​ոճին, մուտքագրեք հասցեն բառով, ծրարը դրեք տպիչի մեջ և տպեք հասցեն ծրարի վրա:
   • Եթե ​​նամակը չափազանց կարևոր է և (կամ) հրատապ, ապա այն պետք է ուղարկեք սուրհանդակային ծառայության միջոցով:
   • Եթե ​​ցանկանում եք հաղորդագրությունն ուղարկել էլ-փոստով, փոխակերպեք այն HTML ձևաչափի կամ պահեք հաղորդագրությունը որպես PDF ՝ ձևաչափը պահպանելու համար: Թղթային փոստն ավելի լավ է, չնայած:
   գովազդ

Խորհուրդներ

• Նամակներ ստորագրելու համար օգտագործեք լավ գրիչ:
• Արագ Եթե ​​մեկ շաբաթվա ընթացքում չեք կարող պատասխանել ուղարկողի խնդրանքին, ասեք նրան այդ մասին և տեղեկացրեք, թե երբ կարող են պատասխան ստանալ ձեզանից:
• Կենտրոնացեք դրական կողմերի վրա: Խոսեք այն բաների մասին, որոնք կարող եք անել, ոչ թե այն բաների, որոնք չեք կարող: Օրինակ, եթե ապրանք չկա պահեստում, հաճախորդին մի ասեք, որ չեք կարող կատարել իր պատվերը, փոխարենը ասեք, որ ապրանքը հայտնի է, որպեսզի ձեր կողմը չլինի պահեստ: , Ապա ասեք, թե երբ կարող եք նրանց առաջարկել ապրանքը:
• Եթե ​​դուք շատ բովանդակությամբ նամակ եք գրում, նախ պետք է թվարկել այդ իրերը:
  • Նշեք բոլոր այն բաները, որոնք ցանկանում եք լուսաբանել: Մի անհանգստացեք պատվերի համար:
  • Յուրաքանչյուր բովանդակության համար նշեք հիմնական բառերը, օրինակները, փաստարկները և փաստերը:
  • Վերանայեք ձեր ուրվագծի բովանդակությունը, որպեսզի դրանք համապատասխան լինեն ձեր նպատակին և ձեր լսարանին:
  • Կտրեք ցանկացած անկապ խնդիր:
  • Տեղեկատվությունը դասավորեք ըստ ընթերցողի համար լավագույնը:

Arnգուշացում

• Մի՛ գրիր շողոքորթ նախադասություններով տառեր: Իրական հաճոյախոսությունն ընդունելի է, բայց եթե դա անես ավելորդ, ընթերցողը կզգա, որ դու աշխատում ես հաճոյանալով, ոչ թե քո կարողությամբ:
• Մի օգտագործեք չափազանց կոշտ և պարտադրող տոն: Հիշեք, դուք փորձում եք ամրապնդել կամ նախաձեռնել մասնագիտական ​​հարաբերություններ բիզնես նամակով: