Բովանդակություն

• Քայլել
• 2-րդ մասի 1-ը. Կազմեք ձեր զեկույցը
• 2-րդ մաս 2-ը. Բոլորը միասին դնելով

Կարգավիճակի մասին զեկույցը կարող է թվալ տհաճություն, բայց այն գրելն իրականում կարող է լավ հնարավորություն լինել ղեկավարության հետ շփվելու համար: Անկախ այն նախագծից, որի վրա աշխատում եք, դուք պետք է կենտրոնանաք ծրագրի մանրամասները տրամադրելու վրա, որոնք նկարագրում են ծրագրի բյուջեն և առաջընթացը: Ամենակարևոր տեղեկատվությունը սկզբում ամփոփագրի մեջ դրեք: Ապա շարունակեք նախագիծը նկարագրող հիմնական մանրամասներով `արդյունքների և մարտահրավերների տեսանկյունից: Գործերը կարճ պահեք, բայց տեղեկատվական, և ղեկավարությունն ուրախ է:

Քայլել

2-րդ մասի 1-ը. Կազմեք ձեր զեկույցը

1. Կենտրոնացեք ծախսերի և ժամանակացույցի վրա: Անկախ այն նախագծից, որի վրա աշխատում եք, ղեկավարները ցանկանում են իմանալ, թե ինչպես են ընթանում գործերը բյուջեի և առաջընթացի տեսանկյունից: Կազմեք ձեր զեկույցը `հավաքելով տեղեկություններ այն մասին, թե ինչպես է նախագիծը ֆինանսապես անցնում: Բացի այդ, որոշ մեկնաբանություններ արեք այն մասին, թե արդյոք նախագիծը ժամանակին ընթացքի մեջ է:
2. Եղեք անկեղծ խնդիրների վերաբերյալ: Եթե ​​գիտեք, որ կան նախագծի արժեքի և առաջընթացի խնդիրներ, մի թաքցրեք դրանք: Դա միայն ավելի ուշ կհանգեցնի ավելի մեծ խնդիրների: Փոխարենը, մտածեք այն մասին, թե ինչպես են այս խնդիրները վերաբերվում այն ​​բաներին, որոնք լավ են ընթանում:
   • Օրինակ, եթե ձեր նախագիծը ենթադրում է 1000 շապիկի արտադրություն և առաքում 1000 ԱՄՆ դոլարով, ձեզ կարող է անհանգստացնել, եթե միայն 300 եք պատրաստել, բայց արդեն ծախսել եք 500 ԱՄՆ դոլար:
   • Կարող եք նաև ինքներդ ձեզ գտնել ժամանակից շուտ երկու օր առաջ և մեկնաբանել դա:
3. Առաջարկեք խնդիրների լուծումներ: Կարգավիճակի զեկույցի նպատակի մի մասը կառավարչին օգնելն է որոշելու հետագա քայլերը: Կարող եք օգնել ՝ առաջարկելով լուծումներ, որոնք նկատում եք որոշակի խնդիրներ: Theեկույցը կազմելու ժամանակ նշումներ կատարեք այն մասին, թե ինչպես են ձեր լուծումները կարևորվում ծախսերի և առաջընթացի համար:
   • Օրինակ, եթե ձեր վերնաշապիկների բիզնեսը ժամանակից շուտ է և հետ է բյուջեից, ապա դա կարող եք համարել արտադրության ծավալը բարձրացնելու և իրավիճակը հավասարակշռելու պատճառ:

2-րդ մաս 2-ը. Բոլորը միասին դնելով

1. Giveեկույցին վերնագիր տվեք: Սկսեք ձեր գրավոր զեկույցը համառոտ ամփոփագրով, վերնագրով և ամսաթվով: Քանի որ կարգավիճակի մասին հաշվետվությունները պետք է կարճ լինեն, պարտադիր չէ, որ դրանք լինեն առանձին վերնագրի էջում: Եթե ​​զեկույցը էլեկտրոնային փոստով եք ներկայացնում, բավական է ունենալ հստակ թեմա, որպեսզի ձեր ղեկավարը իմանա, թե ինչի մասին է նամակը:
   • «Parker Transport 2017-ի օգոստոսի զեկույցի» նման մի բան կարգին է:
   • Միշտ տրամադրեք տվյալներ, որպեսզի պարզ լինի, թե որ ժամանակահատվածի մասին եք հայտնում:
   • Եթե ​​ձեր ընկերությունն օգտագործում է հաշվետվության հատուկ ձևաչափեր, համոզվեք, որ դրանք նույնպես օգտագործում եք:
2. Սկսեք ամփոփագրից: Եկավարները զբաղված են և կարիք ունեն անհապաղ տեսնել ամենակարևոր տեղեկատվությունը: Theեկույցի սկզբում մի քանի տող գնում է հարցի հիմքում ՝ համառոտ բացատրելով, թե ինչպես է ընթանում նախագիծը բյուջեի և առաջընթացի տեսանկյունից:
   • Փորձեք ապահովել, որ ձեր ղեկավարը զեկույցը կարդալու առաջին րոպեներին տեսնի ամբողջ տեղեկատվությունը:
   • Օրինակ, դուք կարող եք անմիջապես սկսել ձեր զեկույցը այնպիսի մի բանի միջոցով, ինչպիսին է `« Parker Transport- ը ներկայումս նախատեսվածից շուտ է: Մենք ծախսեցինք բյուջեի 50% -ը և արտադրեցինք արտադրանքի 30% -ը: Մենք կարող ենք կրճատել ծախսերը ՝ արագացնելով արտադրությունը »:
   • Եթե ​​ղեկավարները գոհ են այն ամենից, ինչ տեսնում են սկզբում, նրանք կարող են արդեն բավականաչափ գիտեն: Եթե ​​ամփոփագրում կա որևէ խնդիր, որը ցույց է տալիս խնդիր, նրանք կարող են այդտեղից արագ տեղափոխվել զեկույցի ներքևում գտնվող համապատասխան տեղեկատվություն:
3. Խնդրում ենք տրամադրել առավել համապատասխան մանրամասներ: Թվարկեք մինչ այժմ ամենակարևոր արդյունքները ՝ կենտրոնանալով հանգրվանների և հիմնական տվյալների վրա: Տեղեկացրեք ձեր մենեջերին արդյունքների, այլ ոչ թե գործունեության տեսանկյունից:
   • Օրինակ ՝ մի գրեք նման բան. «Մեր արտադրության ղեկավարները ՝ Ֆրենկն ու Սանդրան, լավ աշխատանք են կատարել: Ֆրենկը միշտ այնտեղ է շատ շուտ, իսկ Սանդրան միշտ վերջինն է հեռանում ՝ համոզվելու համար, որ ամեն ինչ ունենք ժամանակին արտադրված »:
   • Փոխարենը, շեշտեք հիմնական տվյալները. «Մենք 20% -ից շուտ ենք ժամանակից, քանի որ արտադրության առաջատարները (Ֆրենկ և Սանդրա) օրական ավելացրել են արտադրության ժամանակը երկու ժամով»:
4. Կազմակերպել փաստերը: Այստեղ դուք կարող եք զեկույցը համապատասխանեցնել ձեր մենեջերի ոճին: Եթե ​​գիտեք ձեր մենեջերի աշխատաոճը, կարող եք համապատասխանաբար հարմարեցնել զեկույցը: Եթե ​​վստահ չեք, ուշադրություն դարձրեք կարճ, ուղղակի ամփոփագրի վրա ձեզ լավ ծանոթ ոճով:
   • Եթե ​​ձեր ղեկավարը ցանկանում է տեսնել մեծ պատմությունը, կարող եք անվանել մեկ գլուխ «Արդյունքներ», մյուսը ՝ «Մարտահրավերներ», իսկ երրորդ ՝ «Լուծումներ»:
   • Կառավարչի համար, ով սիրում է ժամանակացույցը տեսնել իրերը, փորձեք «Առաջընթաց այս շաբաթ» գլուխը, որին հաջորդում է «Հաջորդ քայլերը»:
5. Օգտագործեք փամփուշտներ: Manageեկավարներին պետք է արագ և հեշտ ընթերցվող եղանակով տրամադրվի իրենց անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Պարբերությունները չափազանց երկար են հիմնական տեղեկատվությունը կարդալու և քողարկելու համար: Բայց ցուցակների միջոցով հեշտ է զննել զեկույցը:
   • Եթե ​​ձեր ղեկավարը կամ ընկերությունը հատուկ խնդրում է լիարժեք գրավոր զեկույց տրամադրել, դուք, իհարկե, պետք է կատարեք այդ ցանկությունը:
6. Անհրաժեշտության դեպքում ավելացրեք տեսողական տարրեր: Որոշ մենեջերներ օգտակար են համարում ավելացնել տեսողական ազդանշաններ ՝ բացատրելու համար, թե ինչպես է ընթանում նախագիծը: Օրինակ, կարող եք կանաչ լույս դնել ծախսերի մասին փամփուշտի կողքին, եթե դա լավ է ընթանում, բայց նարնջագույն լույս ՝ առաջընթացի մասին, եթե հավանական է, որ մի փոքր հետ մնաք:
7. Վերանայեք և փոփոխեք ձեր հաշվետվությունը, անհրաժեշտության դեպքում, նախքան այն ձեր կառավարչին ներկայացնելը: Ուղղագրական սխալներն ու գործածվող նախադասությունները երբեք վավեր չեն, նույնիսկ կարճ, համեմատաբար ոչ ֆորմալ կարգավիճակի զեկույցում: Մի ապավինեք միայն էլեկտրոնային ուղղագրության և քերականության ստուգիչներին: Հաշվետվությունը կարճ և ուղղակի պահելու համար հաշվի առեք, թե ինչ կարելի է հեռացնել (օրինակ `ավելորդ մակդիրներ և ածականներ):
   • Օրինակ ՝ խուսափեք այնպիսի արտահայտություններից, ինչպիսիք են ՝ «Օգոստոսի վաճառքները լավ են ընթանում, մինչ այժմ լավագույն ամիսն է ՝ շնորհիվ Մարիի և Սեմի իսկապես գերազանց ջանքերի»:
   • Նույնը կարող եք շատ ավելի հակիրճ ասել. «Օգոստոսի վաճառքները Մարիի և Սեմի քրտնաջան աշխատանքի շնորհիվ դեռ լավագույնն են»:
8. Հաշվետվություն տվեք առնվազն ամիսը մեկ անգամ, եթե այլ հրահանգներ չունեք: Ձեր ընկերությունը կարող է խնդրել ձեզ տրամադրել կարգավիճակի վերաբերյալ հաշվետվություններ ՝ համաձայն որոշակի ժամկետի, օրինակ ՝ շաբաթական կամ երկշաբաթյա: Առնվազն ամիսը մեկ զեկուցելը, ընդհանուր առմամբ, լավ է ձեր մենեջերին տեղեկացված պահելու համար: Կապվեք նրա հետ, եթե համոզված չեք, թե երբ պետք է լինեն կարգավիճակի հաշվետվությունները:
   • Եթե ​​ձեր ղեկավարը ցանկանում է ավելի հազվադեպ զեկույցներ ստանալ, դուք, իհարկե, կանեք այնպես, ինչպես ձեզնից կխնդրեն: