Բովանդակություն

• Քայլեր
• Մաս 1 -ից 3 -ից. Պատրաստվեք Excel- ից տվյալներ մուտքագրել Access
• Մաս 2 -ից 3 -ից. Excel- ից տվյալները ներմուծեք Access
• 3 -րդ մաս 3 -ից ՝ Տվյալների ներմուծման հրաշագործի օգտագործում
• Գուշացումներ

Մուտքը տվյալների բազայի կառավարման համակարգ է, որի մեջ կարող եք ներմուծել մեկ կամ մի քանի Excel աղյուսակ և հաշտեցնել դրանց միատարր տարրերը: Ավելին, Access- ի միջոցով դուք կարող եք հավաքել և վերլուծել մեծ քանակությամբ տվյալներ, քանի որ մեկ Access ֆայլը ներառում է մի քանի Excel աղյուսակ: Բայց նախ, դուք պետք է Excel- ից տվյալներ ներմուծեք Access; դա կարելի է անել ՝ հետևելով մի քանի հիմնական քայլերի:

Քայլեր

Մաս 1 -ից 3 -ից. Պատրաստվեք Excel- ից տվյալներ մուտքագրել Access

1. 1 Սկսեք Excel- ը և Access- ը ձեր համակարգչից: Դուք պետք է գնեք և ներբեռնեք Microsoft Office փաթեթ, որը պարունակում է և՛ Excel, և՛ Access: Դա կարելի է անել Microsoft- ի պաշտոնական կայքում:
   • Microsoft Office- ը տեղադրելուց հետո Windows- ում կտտացրեք «Սկսել» - «Բոլոր ծրագրերը»:
   • Կտտացրեք «Microsoft Office» և բացվող ընտրացանկից ընտրեք «Մուտք» (կամ «Excel»): Ամենայն հավանականությամբ, դուք արդեն ունեք Excel աղյուսակ, որը ներբեռնել կամ ստացել եք էլ. Excel- ի օգնությամբ դուք կարող եք բացել նման աղյուսակ:
2. 2 Մշակեք Excel աղյուսակը ՝ տվյալների մուտքը Access մուտքագրելուց առաջ: Սա մեծապես կհեշտացնի Excel- ից տվյալների մուտքի փոխանցման խնդիրը: Եզրակացությունն այն է, որ տարբեր աղյուսակներում որոշակի տվյալներ պետք է ունենան նույն ձևաչափը:
   • Նախ, համոզվեք, որ յուրաքանչյուր ներմուծվող աղյուսակի առաջին տողը պարունակում է սյունակների անուններ (վերնագրեր). Անունները պետք է հստակ նկարագրեն սյունակներում մուտքագրված տվյալները: Օրինակ, եթե սյունակում կան մարդկանց ազգանուններ, անվանեք այն Ազգանուններ: Nameշգրիտ անվանեք այն, որպեսզի ավելի հեշտ լինի սյունակների վերնագրերի համադրումը տարբեր աղյուսակներում:
   • Access- ում կարող եք հաշտեցնել նմանատիպ տարրերը Excel- ի երկու կամ ավելի աղյուսակներում: Օրինակ, դուք ունեք աշխատավարձի տվյալներով Excel աղյուսակ, որը պարունակում է ձեր ամբողջական անունը (ազգանունը, անունը, հայրանունը), հասցեները և աշխատավարձի գումարները: Ենթադրենք, դուք ցանկանում եք համեմատել այս աղյուսակը մեկ այլ աղյուսակի հետ, որը ներառում է տվյալ նախագծի նվիրատվությունների վերաբերյալ տվյալներ (անուն, հասցեներ և նվիրատվության գումարներ): Access- ում կարող եք սյունակների վերնագրերը համահունչ դարձնել աղյուսակների միջև: Մեր օրինակում սյունակների անունները համընկնում են ազգանունների հետ `պարզելու համար, թե երկու աղյուսակում ովքեր են մարդիկ:
   • Վերանայեք յուրաքանչյուր Excel աղյուսակ և համոզվեք, որ տվյալները նույն ձևաչափով են. հակառակ դեպքում, մշակեք աղյուսակը ՝ տվյալները նույն ձևաչափին հասցնելու համար: Տվյալների ձևաչափի այս մոտեցումը արտացոլում է «հարաբերական» բառը (հարաբերությունից) մուտքի նկարագրության մեջ: Օրինակ, եթե ազգանունները, անունները և հայրանունները մուտքագրվում են աշխատավարձի աղյուսակի «Ամբողջ անուն» սյունակում, իսկ նվիրատվությունների աղյուսակի «Ամբողջ անուն» սյունակում մուտքագրվում են միայն ազգանուններն ու անունները, ապա Մուտք չի համարում այս սյունակները միատարր (այսինքն ՝ չի կարող համընկնել դրանց հետ): Հետևաբար, և՛ սյունակների անունները, և՛ սյունակներում պարունակվող տվյալների ձևաչափը պետք է լինեն նույնը:
3. 3 Տվյալները բաժանեք Excel աղյուսակի սյունակներում: Excel աղյուսակի տարրերը միատարր դարձնելու համար (Access- ում ներմուծման համար) տեղեկատվությունը առանձնացրեք համապատասխան սյունակներում:
   • Օրինակ, մեկ սյունակում կարող եք տեղադրել ազգանունը, երկրորդում ՝ անունը, իսկ երրորդում ՝ միջին անունը: Նույնը արեք երկրորդ աղյուսակի համապատասխան սյունակի հետ: Այժմ, Access- ում, կարող եք համապատասխանեցնել, օրինակ, մեկ աղյուսակի ազգանունները մյուսի ազգանուններին և գտնել մարդկանց, ովքեր հայտնվում են երկու աղյուսակներում:
   • Տվյալները Excel սյունակում բաժանելու համար ընտրեք ցանկալի սյունակը: Գործիքադարակում կտտացրեք Տվյալներ: Այնուհետեւ կտտացրեք Text by Columns: Խորհուրդ է տրվում ընտրել Սահմանափակված տարբերակը: Այնուհետեւ կտտացրեք Հաջորդը:
4. 4 Մեկ սյունակում տեղակայված տվյալները առանձնացնելու համար հետևեք տեքստի հրաշագործի հուշումներին: Հետևեք այս քայլերին.
   • Ընտրեք տվյալների բաժանարար նիշ: Հիշեք, որ բջիջում մուտքագրված տեղեկատվությունը առանձնացված է ինչ -որ խորհրդանիշով: Սովորաբար, այս բաժանարար նիշը տարածություն, ստորակետ կամ ստորակետ է: Դեպքերի ճնշող մեծամասնությունում տեղեկատվությունը բաժանվում է բացատով: Օրինակ, բջիջում մուտքագրվում են հետևյալ տեղեկությունները. Իվանով Իվան Իվանովիչ: Այստեղ Ազգանունն առաջին անունից բաժանվում է բացատով, իսկ առաջին անունը նույնպես հայրանունից բաժանվում է բացատով: Այս դեպքում տեքստի հրաշագործ պատուհանում ընտրեք «Տիեզերք» տարբերակը:
   • Կտտացրեք Հաջորդը: Այնուհետեւ կտտացրեք Ավարտել: «Իվանով Իվան Իվանովիչ» բջիջով սյունակը կբաժանվի երեք սյունակի: Այժմ դուք կարող եք անուն նշանակել երեք նոր սյունակներից յուրաքանչյուրին, այսինքն ՝ դրանք անվանել «Ազգանուն», «Անուն», «Հայրանուն»: Նախքան պառակտված սյունակի աջ կողմում տեղեկատվությունը պառակտելը, մի քանի դատարկ սյունակ տեղադրեք, որպեսզի Excel- ը դրանց մեջ մտնի պառակտված տվյալները (և ոչ թե արդեն լրացված այլ տվյալների սյունակներում):

Մաս 2 -ից 3 -ից. Excel- ից տվյալները ներմուծեք Access

1. 1 Սկսել մուտքը: Դա անելու համար կտտացրեք «Սկսել» - «Microsoft Office» - «Microsoft Access»: Excel- ից տվյալներ ներմուծելու համար ստեղծեք Access նոր տվյալների բազա:
   • Տվյալների բազա ստեղծելու համար Access պատուհանում կտտացրեք Նոր տվյալների բազա:
   • Եթե ​​ցանկանում եք, ստեղծեք տվյալների բազայի անունը: Այնուհետեւ կտտացրեք «Ստեղծել»:
2. 2 Ձեր Excel աղյուսակը ներմուծեք Access- ում: Այժմ կարող եք Excel- ի մեկ կամ մի քանի աղյուսակից տվյալներ ներմուծել Access:
   • Գործիքադարակում (Մուտքի պատուհանում) կտտացրեք Արտաքին տվյալներ: Մուտքի որոշ տարբերակներում, գործիքագոտում, կտտացրեք Ֆայլ - Արտաքին տվյալներ:
   • Ֆայլի անվան տակ կտտացրեք Փնտրել ՝ ձեր ուզած Excel աղյուսակը գտնելու համար:
   • Նշեք «Ներկայացված տվյալների բազայում նոր աղյուսակ ներմուծել չմշակված տվյալներ» կողքի վանդակը (այս տարբերակը լռելյայն միացված է):
   • Երբ գտնեք ձեր ուզած աղյուսակը, կտտացրեք դրա վրա: Այնուհետեւ կտտացրեք «Լավ»: Բացվում է Excel- ից Excel Access to Wizard- ի տվյալների ներմուծումը:

3 -րդ մաս 3 -ից ՝ Տվյալների ներմուծման հրաշագործի օգտագործում

1. 1 Հետևեք Տվյալների ներմուծման հրաշագործի հրահանգներին: Դուք պետք է դա անեք, որպեսզի ավարտեք Excel աղյուսակի ներմուծման գործընթացը Access- ում:
   • Ընտրեք Excel աղյուսակի թերթիկը, որի տվյալները ցանկանում եք ներմուծել Access: Երբեմն դա շատ հեշտ է, քանի որ աղյուսակը պարունակում է միայն մեկ թերթ: Բայց երբեմն մեկ Excel աղյուսակ ներառում է բազմաթիվ թերթեր, որոնց ներդիրները հայտնվում են Excel- ի պատուհանի ներքևում. այս դեպքում դուք պետք է նշեք որոշակի թերթիկ: Այնուհետեւ կտտացրեք Հաջորդը:
   • Պատուհան է հայտնվում ՝ հարցնելով, թե արդյոք աղյուսակի առաջին տողը պարունակում է սյունակի վերնագրեր: Սա վերաբերում է յուրաքանչյուր սյունակի տվյալները բնութագրող անուններին (օրինակ ՝ ազգանուն, հասցե, աշխատավարձ և այլն): Հիանալի է, եթե նախկինում մշակել եք Excel աղյուսակը այնպես, որ առաջին տողը պարունակի խիստ սահմանված սյունակների անուններ. այս դեպքում ստուգեք այն տարբերակը, որ առաջին տողը պարունակում է սյունակի վերնագրերը: Այնուհետեւ կտտացրեք Հաջորդը:
   • Եթե ​​առաջին շարքում սյունակների վերնագրեր չկան, պատուհան կբացվի, որը ձեզ հարցնում է, թե արդյոք ցանկանում եք անվանել «դաշտերը» (Access- ում «դաշտերը» սյունակի վերնագրերն են): Եթե ​​նախկինում չեք մուտքագրել սյունակների անուններ, ապա դա արեք հիմա:
2. 2 Ավարտեք տվյալների ներմուծումը: Ավարտին մնացել են ընդամենը մի քանի քայլ: Բացվող պատուհանում սահմանեք առաջնային բանալին (եթե ցանկանում եք):
   • Դուք կարող եք, բայց պետք չէ դա անել: Առաջնային բանալին տվյալների յուրաքանչյուր տողին տրված եզակի թիվ է. սա կարող է օգտակար լինել տվյալները տեսակավորելիս: Այնուհետեւ կտտացրեք Հաջորդը:
   • Վերջին պատուհանում ցուցադրվում է կանխադրված անունը: Կարող եք վերանվանել Excel աղյուսակը (երբ ներմուծումն ավարտված է, այն հայտնվում է որպես Access աղյուսակ էկրանի ձախ կողմում):
   • Կտտացրեք Ներմուծում, այնուհետև փակեք: Աղյուսակը կցուցադրվի էկրանի ձախ կողմում; սա նշանակում է, որ այն ամբողջությամբ ներմուծված է Access:
   • Եթե ​​ցանկանում եք հաշտեցնել բազմաթիվ տվյալների շտեմարաններ, հետևեք վերը նշված քայլերին ՝ մեկ կամ մի քանի լրացուցիչ Excel աղյուսակ ներմուծելու համար: Այժմ կարող եք սկսել ձեր տվյալները հաշտեցնել Access- ում:

Գուշացումներ

• Հիշեք, որ եթե Excel- ի տարբերակը, որում ստեղծվել է աղյուսակը, տարբերվում է Access- ի տարբերակից, ապա կարող եք խնդիրներ ունենալ տվյալների ներմուծման հետ:
• Կրկին կրկնելու համար տվյալների ներմուծումից առաջ մշակեք Excel աղյուսակը: Այսինքն, ուշադրություն դարձրեք տվյալների այն ձևաչափին, որով պատրաստվում եք աշխատել:
• Պատճենեք սկզբնական սեղանի պատճենը, որպեսզի վերջին հնարավորության դեպքում կարողանաք նորից ներմուծել տվյալները:
• Մուտքը կարող է ներմուծել առավելագույնը 255 սյունակ: