Բովանդակություն

• Քայլեր
• Խորհուրդներ
• Ինչ է պետք

Գրասենյակային ֆայլերի կազմակերպումը պարզ խնդիր չէ, հատկապես, երբ գործը մեծ քանակությամբ ֆայլեր և փաստաթղթեր է կազմակերպում: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք հաղթահարել այս մարտահրավերը ՝ նախապես պլանավորելով և գրանցման համակարգի վերաբերյալ որոշում կայացնելով: Սա օգնում է ձեզ կազմակերպել ձեր բիզնեսի պրոֆիլը և ապահովում, որ ավելի արագ կգտնեք կարևոր փաստաթղթեր: Կարող եք ծանոթանալ ստորև ներկայացված հոդվածին, թե ինչպես կազմակերպել ձեր գրասենյակային գրառումները ՝ ձեր առաքելությունն սկսելու համար:

Քայլեր

3-րդ մաս 1-ը. Arամանակը ճիշտ դասավորեք

1. 

   Հատուկ ժամանակ հատկացրեք ձեր դիմումը կազմակերպելու համար `մեջտեղում շեղումներից խուսափելու համար: Նախքան սկսելը պատրաստ ստվարաթուղթ և պիտակներ պատրաստեք նոր պրոֆիլ ստեղծելու համար: գովազդ

3-րդ մասի 2-րդ մասը. Փաստաթղթերի և գրառումների կազմակերպում

1. 

   
   
   Փաստաթղթերի և ֆայլերի կույտերը բաժանեք ավելի փոքր, ավելի կառավարելի կտորների:
   • Գործընթացը միանգամից փաթեթավորեք և մաքրեք կամ ոչնչացնեք ավելորդ թերթերը ՝ քանակը նվազեցնելու և ավելորդությունը սահմանափակելու համար:
   • Փաստաթղթերի և ֆայլերի մնացած մասը բաժանեք երկու առանձին մասի, մեկը `այն ֆայլերի համար, որոնք պետք է մշակվեն առաջիկա ամիսներին, իսկ մյուսը` արխիվային, որը հրատապ ընթացք չի պահանջում:

2. 

   
   
   Կազմակերպեք պանակները այբբենական կարգով, եթե ունեք հաճախորդի պրոֆիլ: Օրինակ, եթե յուրաքանչյուր կապող անձը որևէ անձի կամ ընկերության անուն էր, ապա դուք կարող եք տեսակավորումը կատարել ըստ այդ անձի անվան: Այս դեպքում դուք պետք է պիտակավորեք յուրաքանչյուր պրոֆիլային քարտի վրա, որը պարունակում է հաճախորդի լրիվ անունը:Կազմեք ձեր շապիկները այբբենական կարգով, այնուհետև պիտակավորեք ձեր լրացման գզրոցը ՝ տեսնելու, թե որ գզրոցում կա անուն, որը սկսվում է որոշակի տառով:

3. 

   
   
   Դասավորել ըստ կատեգորիայի, եթե գրառումները ձեռնարկության շատ մասեր են: Որոշ գրառումներ վերաբերում են հաշիվ ապրանքագրերին, երաշխիքներին կամ պայմանագրերին, և դուք պետք է դրանք բաժանեք տարբեր կատեգորիաների: Յուրաքանչյուր գրառում պիտակավորեք ըստ անհրաժեշտության և տեղադրեք բոլոր համապատասխան փաստաթղթերը գրառման վրա: Ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել ստեղծել երկրորդական պրոֆիլ, այնպես որ օգտագործեք կախված ծածկ ՝ յուրաքանչյուր կատեգորիան նշելու համար, իսկ ծածկը ՝ երկրորդական:
   • Ստեղծեք անհետաձգելի փաստաթղթերի պորտֆոլիո, որպեսզի կարողանաք արագ գտնել կարևոր փաստաթղթեր:
   • Putամանակավոր ֆայլերը դրեք առջևի, իսկ արխիվային ֆայլերը դարակի հետևի մասում, որպեսզի հեշտությամբ մուտք գործեք մշակման կարիք ունեցող ֆայլեր:
   գովազդ

3-րդ մաս 3-ը. Տեսակավորումները դասավորեք ըստ ամսվա

1. 

   Բացի վերը նշված մեթոդներից օգտվելուց, դուք կարող եք ձեր ամրանները կազմակերպել ըստ Ամիս (և Տարի): Եթե ​​ժամանակ չունեք այն անմիջապես դասավորելու, ամսաթվերը մշակելու համար ձեր թղթերը կարող եք տեղադրել ամսական գրառումներում: Այս քայլը նաև օգնում է ձեզ որոշել, թե որտեղ ավելի արագ պահել ձեր փաստաթղթերը:
   • Ամսական գրառումը հարմար է նաև այլ տեսակի փաստաթղթեր պահելու համար:

2. 

   Տարվա վերջին ստուգեք ամսական գրառման մեջ մնացած թերթերը և կարող եք պարզել, որ ձևանմուշը, ինչպես նաև պրոֆիլի նոր խումբը (կատեգորիայի անվանումը) համակարգում բացակայում են: Նոր տարում ստեղծեք պրոֆիլներ այդ փաստաթղթերի համար:

3. 

   Մնացած թերթերը կտրեք ըստ ամսվա: Թղթապանակ պահեք «Խառը» խմբի տակ (Տարեթիվ): գովազդ

Խորհուրդներ

• Ձեր գրառումները կազմակերպելուց հետո հարկավոր է գրասենյակում կարգուկանոն պահպանել: Ուղղեք գրառումների վարման համակարգը և վերադարձեք թերթերը տեղում:
• Դեն նետեք, վերամշակեք կամ ոչնչացրեք ավելորդ փաստաթղթերը ՝ գրառումների վարման նոր համակարգը չխախտելուց խուսափելու համար:

Ինչ է պետք

• Պահարաններ կազմելը
• Կախովի ծածկ
• Փափուկ ծածկ
• Կպչուն պիտակներ
• Մարկերներ